Ein Meeting erstellen

Wenn Sie ein Meeting einrichten, für das keine Registrierung erforderlich ist, verwenden Sie den Meeting-Assistenten über die Registerkarte Meetings wie in diesem Kapitel erläutert. Dort können Sie Teilnehmer auswählen und Einladungen senden. In den folgenden Schritten finden Sie die entsprechenden Verfahren:

• Schritt 1: In diesem Schritt können Sie den Meetingraum erstellen. Dazu müssen Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Meeting festlegen, das Datum und die Dauer des Meetings angeben, die Zugriffsart zuweisen, Audiokonferenzeinstellungen definieren und die Meetingraumvorlage auswählen. Siehe Meetinginformationen eingeben.
• Schritt 2: In diesem Schritt wählen Sie die Meetinganwesenden in einer Liste der verfügbaren Benutzer und Gruppen aus und weisen jeder Person eine Anwesenheitsrolle für das Meeting zu. Siehe Teilnehmer auswählen.

  Normalerweise werden die Teilnehmer beim Erstellen des Meetings ausgewählt. In einigen Situationen möchten Sie dies aber möglicherweise erst zu einem späteren Zeitpunkt tun. Wenn Sie die Auswahl der Teilnehmer aufschieben möchten, können Sie das Meeting erstellen und dieses später modifizieren, um die Teilnehmer auszuwählen. Sie können ferner eine vorhandene Teilnehmerliste oder bereits eingerichtete E-Mail-Optionen ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Liste der Meetingteilnehmer ändern.

• Schritt 3: In diesem Schritt können Sie E-Mail-Einladungen an potenzielle Anwesende senden, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben. Sie haben fünf verschiedene Möglichkeiten: Sie müssen keine Einladungen senden, oder Sie können Einladungen an alle Anwesenden, nur an Veranstalter, nur an Moderatoren oder nur an Teilnehmer senden. Sie haben ferner die Möglichkeit, eine Outlook-Einladung an die voraussichtlichen Gäste zu senden, die diese annehmen oder ablehnen können. Wenn sie die Einladung annehmen, wird das Meeting als Termin in ihrem Outlook-Kalender eingetragen, und sie können von dort aus an dem Meeting teilnehmen. Siehe Einladungen senden.

  Wie beim Auswählen von Teilnehmern ist es möglich, das Senden von Einladungen aufzuschieben und das Meeting zu einem entsprechenden Zeitpunkt zu ändern, um Optionen für Einladungen einzurichten und die Einladungen nach der Erstellung des Meetings zu senden. Siehe Meetingeinladungen senden.