Einladungen senden

Der letzte Schritt des Meeting-Assistenten ist das Senden der Meetingeinladungen. Eine Meetingeinladung ist eine E-Mail, die an den Meetingteilnehmer gesendet wird und die Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Meetings angibt. Die Vorgehensweise bei der Einladung richtet sich nach dem Meetingtyp:

Nur registrierte Breeze-Benutzer und genehmigte Gäste Einzelpersonen, die das gleiche Breeze-Konto wie der Meetingveranstalter verwenden. In diesem Fall bedeutet registriert, dass die entsprechenden Benutzer über ein gültiges Breeze-Konto verfügen. Dieser Begriff hat nichts mit dem Registrierungsvorgang für Veranstaltungen zu tun (siehe Registrierung für Meetings). Registrierte Breeze-Benutzer müssen ihren Breeze-Benutzernamen und ihr Breeze-Kennwort eingeben, um den Meetingraum zu betreten. Breeze kann ferner einen individuellen Anwesenheitsbericht für das Meeting erstellen. Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, können Sie auswählen, an welche Anwesendengruppe eine Einladung gesendet werden soll (an alle Moderatoren und Teilnehmer, nur an Moderatoren, nur an Teilnehmer), und den Betreff und Text der Nachricht entsprechend ändern. Breeze sendet die Nachricht automatisch an die entsprechenden Gruppen. Sie können ferner eine Microsoft Outlook-Kalendereinladung an die E-Mail anhängen, damit die Teilnehmer das Breeze-Meeting in ihre Kalender eintragen können.

Ein genehmigter Gast ist eine Person, deren Betreten des Raums vom Veranstalter genehmigt wurde. Die Anwesenheit dieser Person wird zwar in Meetingberichten zur Gesamtzahl der beim Meeting Anwesenden hinzuaddiert, es steht jedoch kein individueller Anwesenheitsbericht zur Verfügung.

Alle Personen Alle Personen, die die Meeting-URL erhalten, dürfen am Meeting teilnehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Einladung senden, um eine E-Mail-Einladung in der eigenen E-Mail-Anwendung zu erstellen. Die neue Nachricht enthält bereits einen Betreff (Einladung zum Breeze-Meeting) und eine Nachricht (mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Meetings sowie einer Beschreibung). Sie können beides nach Belieben ändern.

Sie können Einladungen zu einem Meeting auch jederzeit nach Erstellung des Meetings senden. Weitere Informationen finden Sie unter Meetingeinladungen senden.

So senden Sie Meetingeinladungen nur an registrierte Breeze-Benutzer:

Wählen Sie auf der Seite Einladung senden die Option Einladungen senden aus.
Wählen Sie im Popupmenü An die Gruppe aus, an die die Einladung gesendet werden soll: alle Veranstalter, Moderatoren und Teilnehmer, nur Veranstalter, nur Moderatoren oder nur Teilnehmer.
Bearbeiten Sie den Betreff und die Nachricht wie gewünscht.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Lassen Sie das Kontrollkästchen Ja neben Microsoft Outlook Kalenderereignis (vCal) an E-Mail-Nachricht anhängen aktiviert, um Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, die Veranstaltung in ihrem Outlook-Kalender hinzuzufügen.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, wenn keine Outlook-Einladungen eingeschlossen werden sollen.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
Die Seite Meetinginformationen wird angezeigt.

So senden Sie Einladungen zu einem offenen Meeting:

Klicken Sie auf der Seite Meetinginformationen auf E-Mail-Einladungen senden.
In Ihrem E-Mail-Programm wird eine neue Nachricht geöffnet.
Wählen Sie die Benutzer, an die eine Einladung gesendet werden soll, in Ihrem Adressbuch aus, oder geben Sie ihre E-Mail-Adressen manuell ein.
Bearbeiten Sie den Betreff und den Text der E-Mail.
Senden Sie die E-Mail-Einladung.
Kehren Sie zu Breeze Manager zurück, und klicken Sie auf Fertig stellen.
Die Seite Meetinginformationen wird angezeigt.