Einladungen senden

Der letzte Schritt des Meeting-Assistenten ist das Senden der Seminareinladungen. Eine Seminareinladung ist eine E-Mail, die an den Teilnehmer gesendet wird und die Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Seminars angibt. Die Vorgehensweise bei der Einladung richtet sich nach dem Seminartyp:

Nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste dürfen den Raum betreten Einzelpersonen, die das gleiche Breeze-Konto wie der Seminarveranstalter verwenden. In diesem Fall bedeutet registriert, dass die entsprechenden Benutzer über ein gültiges Breeze-Konto verfügen. Dieser Begriff hat nichts mit dem Registrierungsvorgang für Veranstaltungen zu tun (siehe Registrierung für Meetings). Registrierte Breeze-Benutzer müssen ihren Breeze-Benutzernamen und ihr Breeze-Kennwort eingeben, um den Seminarraum zu betreten. Breeze kann ferner einen individuellen Anwesenheitsbericht für das Seminar erstellen. Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, können Sie auswählen, an welche Anwesendengruppe eine Einladung gesendet werden soll (an alle Moderatoren und Teilnehmer, nur an Moderatoren, nur an Teilnehmer), und den Betreff und Text der Nachricht entsprechend ändern. Breeze sendet die Nachricht automatisch an die entsprechenden Gruppen. Sie können ferner eine Microsoft Outlook-Kalendereinladung an die E-Mail anhängen, damit die Teilnehmer das Breeze-Meeting in ihre Kalender eintragen können.

Ein genehmigter Gast ist eine Person, deren Betreten des Raums vom Veranstalter genehmigt wurde. Die Anwesenheit dieser Person wird zwar in Berichten zur Gesamtzahl der Anwesenden hinzuaddiert, es steht jedoch kein individueller Anwesenheitsbericht zur Verfügung.

Alle Personen Jeder, der die URL für das Meeting bekommen hat, kann den Raum betreten. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Einladung senden, um eine E-Mail-Einladung in der eigenen E-Mail-Anwendung zu erstellen. Die neue Nachricht enthält bereits einen Betreff (den Seminarnamen) und eine Nachricht (mit dem Datum, der Uhrzeit, der Dauer, dem Ort und einer Übersicht über das Seminar). Sie können den Betreff und die Nachricht nach Bedarf ändern.

Ferner können Sie Einladungen zu einem Seminar jederzeit nach Erstellung des Seminars senden. Weitere Informationen finden Sie unter Einladungen zu Seminaren senden.

So senden Sie Meetingeinladungen nur an registrierte Breeze-Benutzer:

Wählen Sie auf der Seite Einladung senden die Option Einladungen senden aus.
Wählen Sie im Popupmenü An die Gruppe aus, an die die Einladung gesendet werden soll: alle Veranstalter, Moderatoren und Teilnehmer, nur Veranstalter, nur Moderatoren oder nur Teilnehmer.
Bearbeiten Sie den Betreff und die Nachricht wie gewünscht.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Lassen Sie das Kontrollkästchen Ja neben Microsoft Outlook Kalenderereignis (vCal) an E-Mail-Nachricht anhängen aktiviert, um Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, das Meeting in ihrem Outlook-Kalender hinzuzufügen.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, wenn keine Outlook-Einladungen eingeschlossen werden sollen.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
Die Seite Meetinginformationen wird angezeigt.

So senden Sie Einladungen zu einem offenen Meeting:

Klicken Sie auf der Seite Meetinginformationen auf E-Mail-Einladungen senden.
In Ihrem E-Mail-Programm wird eine neue Nachricht geöffnet.
Wählen Sie die Benutzer, an die eine Einladung gesendet werden soll, in Ihrem Adressbuch aus, oder geben Sie ihre E-Mail-Adressen in das Textfeld An ein.
Bearbeiten Sie den Betreff und den Text der E-Mail bei Bedarf.
Klicken Sie auf Senden.
Kehren Sie zu Breeze Manager zurück, und klicken Sie auf Fertig stellen.
Die Seite Meetinginformationen wird angezeigt.