Teilnehmer auswählen und Mailing-Listen für Einladungen erstellen

Mit den folgenden Schritten werden Mailing-Listen für Einladungen erstellt. Dabei sind folgende Informationen zu beachten:

• Ein Gast ist eine Person, bei der es sich nicht um einen Breeze-Benutzer handelt und die nicht das gleiche Breeze-Konto verwendet, in dem die Veranstaltung erstellt wurde.

  Hinweis: Gäste können nicht in Benutzer umgewandelt werden. Wenn Sie einem Gast Zugriff auf andere Breeze-Materialien geben möchten, die nicht zu einer Veranstaltung gehören, müssen Sie ihn im Abschnitt Administration als Benutzer hinzufügen und ihn dann als Benutzer einladen.

• Ein Benutzer ist ein Breeze-Benutzer mit einem Breeze-Konto in Ihrer Organisation.

Hinweis: Klären Sie Fragen zu Lizenzen mit dem Breeze-Administrator ab, bevor Sie Einladungen senden. Wenn sich mehr Personen für eine Veranstaltung anmelden, als Lizenzen vorhanden sind, können potenzielle Anwesende nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Wenn Sie nur eine beschränkte Anzahl von Gästen einladen möchten, können Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben oder diese mit der Funktion Gast hinzufügen kopieren und einfügen. Sollen sehr viele Personen eingeladen werden (Hunderte oder Tausende), können Sie eine CSV-Datei (Comma Separated Values) importieren.

Wenn Sie Breeze-Benutzer einladen, können Sie Benutzer auf der Seite Teilnehmer auswählen der Einladungsliste für die Veranstaltung hinzufügen und ihnen Berechtigungen zuweisen.

Nachdem Sie die Liste erstellt haben, können Sie Einladungen unter Verwendung der Standardeinladung oder einer benutzerdefinierten Einladung verschicken.

So erstellen Sie Mailing-Listen für eine Veranstaltung:

1. So fügen Sie einen Gast hinzu:
   1. Klicken Sie auf die Gast hinzufügen.

   Das Fenster Gast hinzufügen wird geöffnet.

   2. Geben Sie die E-Mail-Adressen aller eingeladenen Gäste durch Komma getrennt ein, oder fügen Sie sie ein.
   3. Klicken Sie auf Speichern.

   Die Seite Einladungen wird geöffnet, und die eingegebenen E-Mail-Adressen werden in der Liste angezeigt.

2. So fügen Sie einen Benutzer hinzu:
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen.

   Das Fenster Benutzer hinzufügen wird geöffnet.

   2. Wählen Sie jeden Benutzer und/oder jede Gruppe, den bzw. die Sie zur Teilnahme an diesem Meeting einladen möchten, mit einem der folgenden Schritte in der Liste Verfügbare Benutzer und Gruppen aus:

   Klicken Sie bei gedrückter Strg- oder Umschalttaste, um mehrere Benutzer oder Gruppen auszuwählen.

   Um eine Gruppe durch Auswählen einzelner Personen zu erweitern, doppelklicken Sie auf den Gruppennamen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, doppelklicken Sie in der Liste auf Eine Ebene nach oben, um die Originalliste wiederherzustellen.

   Um in der Liste nach einem Namen zu suchen, klicken Sie unten im Fenster auf Suchen. Geben Sie den Namen in dem angezeigten Textfeld ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn der Name in der Liste angezeigt wird, können Sie ihn auswählen.

   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

   Die hinzugefügten Benutzer und/oder Gruppen werden im Fenster Aktuelle Teilnehmer angezeigt. Um einen Namen aus diesem Fenster zu entfernen, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie auf Entfernen.

   4. Klicken Sie auf OK.

   Die Seite Einladungen wird geöffnet, und die von Ihnen hinzugefügten Namen werden in der Liste angezeigt.

3. Beim Importieren einer CSV-Datei sind einige Punkte zu beachten:
   • Benutzernamen dürfen keine Kommas enthalten (wie z. B. das Komma nach „Doe" in Doe, John). Namen mit Komma werden nicht importiert.
   • Die Datei darf ferner keine leeren Zeilen enthalten. Ist dies der Fall, wird der Inhalt der Datei nicht importiert.
   • Die Spaltenüberschriften name und login werden unterstützt. Sie können beispielsweise eine CSV-Datei importieren, die eine Spalte mit Namen und eine weitere (durch Komma abgetrennte) Spalte mit den entsprechenden Benutzernamen enthält, z. B. jane doe, jdoe@mycompany.com.
   • Pro Benutzername wird nur eine E-Mail-Adresse importiert. (Der Importvorgang beginnt am unteren Ende der CSV-Datei, d. h., die letzte E-Mail-Adresse und der zugehörige Name werden zuerst importiert.)
   1. Klicken Sie auf Liste importieren.

   Das Fenster Liste importieren wird geöffnet.

   2. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zu der gewünschten CSV-Datei.
   3. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
   4. Klicken Sie auf In Liste importieren.

   Die Seite Einladungen wird geöffnet, und die von Ihnen hinzugefügten Namen werden in der Liste angezeigt.

4. Klicken Sie auf Weiter.

   Nun können Sie zum letzten Schritt der Erstellung einer Veranstaltung übergehen.