Sie steuern, welche Benutzer oder Gruppen auf bestimmte Funktionen eines Ordners zugreifen können, indem Sie den Gruppen oder Benutzern bestimmte Berechtigungstypen für die Datei oder den Ordner zuweisen. Beispielsweise können Sie die Berechtigungen für einen Ordner so einstellen, dass nur bestimmte Benutzer oder Gruppen Material in diesem Ordner veröffentlichen können. Außerdem können Sie festlegen, dass für einen Ordner dieselben Berechtigungen gelten wie für den übergeordneten Ordner. Wenn die Berechtigungen des übergeordneten Ordners geändert werden, ändern sich auch die Berechtigungen des enthaltenen Materials, dem die Berechtigungen des übergeordneten Ordners zugewiesen wurden. Um Berechtigungen für eine Datei oder einen Ordner zu erstellen oder zuzuweisen, müssen Sie zunächst auf die Registerkarte der Bibliothek klicken und die Datei oder den Ordner auf der Registerkarte öffnen.
Es empfiehlt sich, ein Berechtigungssystem zu verwenden, das auf Gruppen aufbaut. So erübrigt sich das Auflisten und Verwalten zahlreicher Benutzer im Berechtigungsprofil einer Datei oder eines Ordners. Erstellen Sie Ihr System wie im Folgenden beschrieben:
Richten Sie ein Ordner- und Gruppensystem ein, in dem bestimmten Gruppen nach Bedarf Berechtigungen für verschiedene Systemkomponenten zugewiesen werden können.
Erstellen Sie Ordner mit aussagekräftigen Namen, die den Inhalt des Ordners beschreiben, wie beispielsweise „Personalmaterial" oder „Produktunterstützungsmaterial". Weitere Informationen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Materialordner erstellen, Schulungsordner erstellen, Veranstaltungsordner erstellen, Seminarordner erstellen und Meetingordner erstellen.
Erstellen Sie Gruppen mit aussagekräftigen Namen, die die Gruppenberechtigungen beschreiben, wie beispielsweise „Personalmaterial-Manager" oder „Benutzer von gemeinsamen Materialien". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Gruppen erstellen.
Weisen Sie den Gruppen bestimmte Berechtigungstypen für Ordner oder Dateien zu Beispielsweise können Sie der Gruppe „Personalmaterial-Manager" die Verwaltungsberechtigung für den Ordner „Personalmaterial" im Ordner „Gemeinsame Materialien" erteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Berechtigungen für die Breeze-Bibliotheken festlegen.
Erstellen Sie erst Gruppen und dann Benutzer Weitere Informationen finden Sie unter Neue Benutzer manuell erstellen.
Fügen Sie den Gruppen Benutzer hinzu Fügen Sie die Benutzer den Gruppen hinzu, bei denen sie Mitglied sein müssen, damit sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer einer Gruppe zuweisen.
Wenn Sie Ausnahmen festlegen und beispielsweise einem bestimmten Benutzer den Zugriff auf einige Ordner verwehren möchten, können Sie eine benutzerspezifische Berechtigung festlegen, die Vorrang vor der Gruppenberechtigung hat. Damit wird gewährleistet, dass der Benutzer nicht auf die jeweiligen Ordner zugreifen kann. Benutzerspezifische Berechtigungen haben immer Vorrang vor den Gruppenberechtigungen (eine Ausnahme sind die Mitglieder der Administratoren-Gruppe). Weitere Informationen finden Sie unter Rangfolge bei mehreren Berechtigungen.
Informationen zum Festlegen von Berechtigungen für die Dateien und Ordner in den verschiedenen Breeze-Bibliotheken finden Sie unter Benutzerdefinierte Berechtigungen für die Breeze-Bibliotheken festlegen.