|
L'assistente estensioni BusinessPhone semplifica e velocizza la configurazione delle estensioni BusinessPhone per gli utenti Windows. Funzioni quali numeri individuali abbreviati, deviazione e assegnazione di tasti di funzione possono essere eseguite da finestre e menu basate su maschere di uso intuitivo.
Grazie all'assistente estensioni BusinessPhone, gli utenti possono adattare i parametri chiave del sistema in base a particolari esigenze operative.
I sistemi di telefoni digitali BusinessPhone 250, il BusinessPhone 128i ed il BusinessPhone 50 sono gli elementi fondamentali della soluzione di comunicazione per ufficio BusinessPhone. BusinessPhone 250 è adatto per organizzazioni che richiedono un numero di estensioni compreso tra 20 e 200 in un singolo ufficio; BusinessPhone 50 offre una soluzione a costo conveniente per organizzazioni che richiedono da 8 a 64 estensioni. L'hardware ed il software del sistema della soluzione BusinessPhone sono modulari. Ciò li rende compatibili con un gran numero di requisiti di capacità e funzionali e forniscono le funzioni necessarie per l'espansione ed il miglioramento in qualsiasi momento.
Grazie alle varie combinazioni di moduli hardware e software, il sistema di base BusinessPhone può essere configurato come:
I pacchetti di rete consentono anche di integrare i sistemi BusinessPhone in reti digitali di aziende che servono più uffici.
Il sistema di base BusinessPhone include una gamma di funzioni integrate che consentono di ottimizzare la gestione delle chiamate e contribuiscono alla gestione complessiva delle informazioni all'interno di un'organizzazione. Ne fanno parte le connessioni ISDN ed IP con il desktop, la conferenza a sei vie, la messaggistica di testo e vocale, l'elenco telefonico, le funzioni di deviazione chiamate e telefoni di semplice uso con tasti di funzione programmabili e display di testo. Una vasta gamma di funzioni opzionali può essere aggiunta al sistema di base per creare soluzioni adattate a necessità ancora più specifiche, ad esempio:
La gamma di prodotti BusinessPhone comprende telefoni digitali di sistema, pannelli operatore e speciali telefoni analogici e IP Ericsson appartenenti alla serie BusinessPhone.
Dialog 4220 Lite è un telefono digitale di livello base caratterizzato da tasti di funzione con indicatori LED, 4 tasti di funzione a doppia programmazione programmabili dall'utente, funzioni di messaggistica, selezione di numeri abbreviati, altoparlante incorporato e controllo volume.
Il telefono Dialog 4222 Office è caratterizzato da tasti di funzione con indicatori LED, 4 tasti di funzione a doppia programmazione programmabili dall'utente, selezione di numeri abbreviati, funzione/connettore cuffia integrato, vivavoce incorporato e display LCD a 40 caratteri. Due tasti di linea con accesso libero alla seconda linea garantiscono la massima disponibilità dell'operatore. A questo telefono è possibile collegare una tastiera opzionale.
Il telefono Dialog 4223 Professional è caratterizzato da 10 tasti di funzione a doppia programmazione con indicatori LED, di cui 4 programmabili dall'utente per funzioni correlate all'estensione quali deviazione o esclusione della deviazione. Il display LCD regolabile a 120 caratteri visualizza l'identificativo del chiamante, informazioni sullo stato delle chiamate e dei messaggi e, unitamente ai tasti menu, guida l'utente nelle funzioni del sistema. Il telefono può essere utilizzato anche per programmare alcune delle configurazioni del sistema, ad esempio le configurazioni PBX o del sistema di tasti, e prevede una funzione vivavoce incorporata. A questo telefono è possibile collegare fino a 4 tastiere aggiuntive, ciascuna dotata di 17 tasti programmabili.
Il telefono Dialog 4224 è caratterizzato da 3 tasti di funzione a doppia programmazione e 13 tasti di funzione permanenti con indicatori LED. Il display LCD a 200 caratteri visualizza l'identificativo del chiamante, informazioni sullo stato delle chiamate e dei messaggi e, unitamente ai tasti menu, guida l'utente nelle funzioni del sistema. Il telefono può essere utilizzato anche per programmare alcune delle configurazioni del sistema, ad esempio le configurazioni PBX o del sistema di tasti, e prevede una funzione vivavoce incorporata. A questo telefono è possibile collegare fino a 4 tastiere aggiuntive, ciascuna dotata di 17 tasti programmabili.
Dialog 3210 Basic è un telefono digitale di livello base caratterizzato da otto tasti di funzione con indicatori LED, altoparlante incorporato, controllo volume, selezione di numeri abbreviati e funzioni di messaggistica.
Dialog 3211 Economyplus comprende 15 tasti di funzione (12 con indicatori LED), quattro tasti di funzione a doppia programmazione, selezione di numeri abbreviati e vivavoce incorporato. Due tasti di linea con accesso libero alla seconda linea garantiscono la massima disponibilità dell'operatore.
Il telefono Dialog 3212 Standard include tutte le funzioni del telefono Economyplus, nonché un display LCD a 40 caratteri per il monitoraggio dello stato delle chiamate, identificazione del chiamante e informazioni sui messaggi.
Il telefono Dialog 3213 Executive è caratterizzato da 25 tasti di funzione (22 con indicatori LED), di cui 14 programmabili dall'utente per funzioni correlate all'estensione quali deviazione o esclusione della deviazione. Il display LCD regolabile a 120 caratteri visualizza l'identificativo del chiamante, informazioni sullo stato delle chiamate e dei messaggi e, unitamente ai tasti menu, guida l'utente nelle funzioni del sistema. Il telefono può essere utilizzato anche per programmare alcune delle configurazioni del sistema, ad esempio le configurazioni PBX o del sistema di tasti, e prevede una funzione vivavoce incorporata. Al telefono è possibile collegare fino a 4 tastiere supplementari, ognuna con 17 tasti programmabili, in modo da ottenere un totale di 82 tasti di funzione a doppia programmazione.
Il telefono Dialog 3214 Operator è caratterizzato da 3 tasti di funzione permanenti e 15 tasti di funzione permanenti con indicatori LED. Il display LCD regolabile a 200 caratteri visualizza l'identificativo del chiamante, informazioni sullo stato delle chiamate e dei messaggi e, unitamente ai tasti menu, guida l'utente nelle funzioni del sistema. Il telefono può essere utilizzato anche per programmare alcune delle configurazioni del sistema, ad esempio le configurazioni PBX o del sistema di tasti, e prevede una funzione vivavoce incorporata. Al telefono è possibile collegare fino a 4 tastiere supplementari, ognuna con 17 tasti programmabili, in modo da ottenere un totale di 71 tasti di funzione a doppia programmazione.
I telefoni Dialog 4425/Dialog 3413 sono telefoni IP altamente funzionali che abbinano l'efficienza di una rete dati esistente al PBX BusinessPhone per ottenere telefonia e comunicazioni dati e multimediali senza la necessità di ricablare il sistema. Questi telefoni rappresentano un valido strumento di lavoro per gli addetti alle telecomunicazioni, consentendo di rispondere alle chiamate da una postazione remota.
Al sistema BusinessPhone è possibile collegare telefoni analogici, apparecchi fax e modem.
Ad esempio Telefono analogico PREMIUM, Dialog 3185:
Questa sezione fornisce una breve descrizione delle funzioni che possono essere gestite dall'assistente estensioni BusinessPhone.
Per numero di elenco si intende un numero assegnato ad un'estensione o ad una linea interurbana oppure ad una funzione di servizi o di gruppo all'interno del BusinessPhone. Il numero può essere un numero qualsiasi composto da un minimo di 1 a un massimo di 4 cifre e che non causi conflitti tra i numeri. Un conflitto tra numeri si verifica quando non è possibile differenziare tra due numeri composti.
Esempio: assegnando il numero 203, tutti i numeri composti da 4 cifre ed inizianti per 203 sono in conflitto (2030–2039).
L'elenco telefonico contiene voci di testo associabili ad un numero di elenco. Un elenco interno gestisce numeri di estensione e di altri sistemi, mentre un elenco esterno consente di gestire i numeri abbreviati comuni. Ciascuna voce può essere composta da un massimo di 35 caratteri e può essere divisa in campi inserendo un carattere di spazio tra le informazioni per ogni campo. L'elenco può essere utilizzato per ricercare voci di un telefono e, se necessario, stampato. Le informazioni dell'elenco vengono visualizzate sul telefono in forma troncata, i display a 20 caratteri visualizzano i primi 12 ed i display a 40 i primi 20 caratteri dell'elenco.
Un numero individuale abbreviato è un numero programmato dall'utente e utilizzabile su un'estensione individuale. Si tratta in genere di un numero comune non incluso nei numeri abbreviati comuni del sistema.
Per gli utenti di telefoni Dialog 4220 Lite, Dialog 4222 Office, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive o pannelli operatore Dialog 4224 Operator/Dialog 3214, i numeri individuali abbreviati sono accessibili tramite la funzione secondaria di un tasto programmabile o tramite la tastiera. Per gli utenti dei telefoni analogici Dialog 3210 Basic, Dialog 3211 Economyplus e 3212 Standard e dei telefoni IP Dialog 4425/Dialog 3413, i numeri individuali abbreviati sono accessibili tramite la tastiera.
I numeri individuali abbreviati vengono programmati normalmente tramite il telefono, tuttavia si può utilizzare anche l'assistente estensioni BusinessPhone.
La configurazione tandem prevede due telefoni che operano come un'unità singola. La configurazione tandem più usata consiste da un telefono da tavolo e da un telefono cordless.
Uno dei telefoni è indicato come primario e l'altro secondario. Ciascun telefono dispone di un proprio numero, tuttavia, se viene attivata la modalità tandem, entrambi i telefoni sono raggiungibili mediante il numero del telefono primario ed il numero di quello secondario non è operativo.
È possibile tenere i telefoni costantemente in modalità tandem o di attivare o disattivare il telefono secondario in modalità tandem.
Se i telefoni primario/secondario operano in modalità tandem, i due telefoni verranno considerati come un'unità singola per le chiamate in arrivo. È tuttavia possibile utilizzare entrambi i telefoni separatamente per chiamate in uscita, anche se sono in modalità tandem.
Il sistema messaggi BusinessPhone consente di inviare messaggi brevi ad estensioni di altri utenti e di disporre di un livello di controllo e accettazione dei messaggi.
I messaggi possono comprendere una semplice indicazione di richiesta di richiamata, brevi messaggi di testo immessi con la tastiera del telefono o messaggi vocali. Il tipo di telefono dell'estensione determina il tipo di messaggi ed il livello di controllo consentito.
Di seguito sono elencate le funzioni di base del sistema messaggi:
Le funzioni supplementari riportate di seguito sono disponibili solo sui telefoni Dialog 4223 Professional/Dialog 3213 Executive e Dialog 4224 Operator/Dialog 3214:
Il sistema mailbox comune prevede 16 mailbox, ognuno con i propri numeri di elenco. I messaggi possono essere lasciati in un mailbox comune quando un'estensione viene deviata al numero di elenco di uno dei mailbox comuni. I messaggi lasciati un mailbox comune possono essere richiamati da qualsiasi estensione che dispone di accesso a mailbox comuni. Ai mailbox comuni si può accedere anche da un telefono esterno chiamando il numero di elenco del mailbox e immettendo una password di sicurezza.
Il sistema mailbox individuale BusinessPhone consente di assegnare un mailbox individuale ad ogni estensione. Le chiamate in arrivo ad un'estensione possono essere deviate al mailbox individuale dell'estensione in cui il chiamante riceve un relativo messaggio. Nei relativi apparecchi, la luce accanto al tasto Messaggio sul telefono indica la presenza di un nuovo messaggio. I messaggi possono essere richiamati utilizzando il tasto Messaggio del telefono associato a un mailbox o chiamando il sistema mailbox individuale e quindi la relativa estensione. Per maggior sicurezza è possibile proteggere l'accesso al sistema tramite l'uso di una password.
Il termine Hot line indica una funzione che consente di configurare un'estensione in modo che una chiamata venga effettuata automaticamente ad un numero predefinito quando si solleva il ricevitore o quando un utente preme il tasto ON/OFF del telefono. È possibile configurare un'estensione hot line in modo da effettuare la chiamata immediatamente o dopo un certo intervallo programmato. Se è stato configurato un intervallo, l'utente può escludere temporaneamente la hot line componendo un altro numero entro l'intervallo.
La richiamata automatica consente all'utente di richiedere di essere richiamato da un'estensione che è occupata o non risponde. La richiamata viene effettuata al termine della chiamata corrente (se l'estensione è occupata) o quando l'estensione effettua la chiamata successiva (è sufficiente sganciare il ricevitore) se la chiamata iniziale non ha avuto risposta.
Questa funzione consente di rispondere ad un'interurbana in parcheggio mediante un tasto programmato o componendo il numero di linea interurbana.
Il sistema di deviazione BusinessPhone consente di gestire le comunicazioni in modo da soddisfare le necessità sia del chiamante che del chiamato. Il sistema fornisce servizi ai chiamanti grazie alle possibilità di deviazione ed allo stesso tempo permette al personale di mantenere il necessario livello di disponibilità durante periodi in cui non si desidera essere disturbati.
Le deviazioni BusinessPhone comprendono le seguenti funzioni:
Le opzioni di deviazione fissa si basano su una singola posizione di risposta predefinita per un'estensione e su una deviazione incondizionata o su una deviazione soggetta a condizioni.
L'uso di una singola posizione di risposta semplifica la gestione di deviazioni mentre le possibilità di deviazione condizionata assicurano l'offerta di servizi ottimali a tutte le parti coinvolte. La posizione di risposta può essere uno dei seguenti tipi di numeri di elenco.
Le deviazioni fisse di controllo di fattori vengono riassunte come segue:
La deviazione individuale consente di deviare chiamate dirette ad un'estensione ad un altro numero di elenco a scelta. La procedura di deviazione individuale viene normalmente eseguita dall'estensione dell'utente ad un qualsiasi numero di elenco (numeri esterni inclusi) accessibile mediante numeri abbreviati comuni. Oltre alla normale procedura di configurazione, il manager di configurazione BusinessPhone può essere utilizzato per impostare la deviazione individuale per le estensioni.
La funzione di follow-me consente all'utente di ricevere le chiamate dirette alla propria estensione da qualsiasi telefono dell'organizzazione.
Se un utente imposta la funzione follow-me sul proprio numero di elenco, è possibile utilizzare questa funzione per spostare il telefono da ogni posizione di risposta.
Quando si utilizzano telefoni cordless, è possibile che questi telefoni siano temporaneamente inaccessibili perché fuori dall'area di copertura o perché la batteria è scarica. In casi del genere BusinessPhone offre servizi di deviazione con alternative di deviazione separata per chiamate interne ed esterne.
In determinati casi può essere necessario connettere chiamate ad un'estensione anche se le chiamate dirette a tale estensione sono deviate. BusinessPhone offre la possibilità di escludere l'inoltro delle chiamate dirette ad estensioni specifiche e di contattare direttamente l'estensione richiesta. L'assegnazione dell'autorità di esclusione è gestita mediante una classe di impostazioni dell'apparecchio e va utilizzata con cautela.
Oltre ai messaggi vocali ed alla ricerca persone, il sistema vocale BusinessPhone comprende anche la possibilità di annunci vocali.
Gli annunci vocali vengono riprodotti quando una chiamata esterna in arrivo viene inoltrata ad una posizione di risposta interurbana o ad una posizione interurbana di reinoltro.
Gli annunci possono essere diversi a seconda che la posizione sia o meno occupata ed in funzione delle ore diurne o notturne.
Un annuncio riprodotto per una posizione non occupata può essere interrotto in modo da accettare immediatamente la chiamata.
Il trasferimento è un funzione che consente all'utente di trasferire una chiamata ad un'altra estensione. L'utente che effettua un trasferimento non deve necessariamente attendere per accertarsi che l'interlocutore risponda alla chiamata. Se è consentita la funzione di attesa, una chiamata può essere trasferita ad un'estensione occupata.
Se le chiamate vengono trasferite prima della risposta e l'interlocutore non risponde, la chiamata ritorna all'estensione che ha effettuato il trasferimento.
La conferenza BusinessPhone è una funzione che consente a un massimo di sei interlocutori di conversare contemporaneamente. Il sistema può gestire più conferenze fino a un massimo di 63 interlocutori. Per le conferenze è possibile utilizzare sia linee interne che esterne.
La funzione di tenuta comune consente di mettere in attesa una chiamata sulla propria estensione e di rispondere alla chiamata su un'altra estensione entro un minuto. Prima di poter usare la funzione di tenuta comune occorre impostare il codice del tasto di tenuta comune del BusinessPhone. Per rispondere ad una chiamata in tenuta comune, comporre il numero dell'estensione che ha messo la chiamata in attesa e premere un tasto numerico predefinito. In questo modo è possibile spostarsi liberamente mantenendosi in contatto e, se necessario, fare in modo che altri utenti rispondano alle chiamate messe in tenuta comune.
La funzione di identificazione chiamate moleste consente di richiedere l'identificazione di una chiamata molesta. Per poter utilizzare questa funzione, è necessario prendere accordi con l'operatore di rete e assicurarsi che l'utente disponga delle necessarie autorizzazioni per usufruire di questo servizio.
Un'estensione fax è un'estensione programmata specificamente per gestire fax in arrivo.
Un fax è collegato tramite un'estensione analogica.
Le chiamate in corso possono essere messe in attesa temporaneamente per riprenderle più tardi o da un'altra estensione (comune o individuale).
Una linea telefonica privata è una linea che può essere utilizzata solo da un'estensione specifica. Il traffico in arrivo sulla linea chiama direttamente l'estensione come posizione individuale di risposta oppure tramite un tasto di linea esterna. Una volta stabilito il collegamento, la chiamata in arrivo può essere trasferita liberamente ad un altro interlocutore.
In BusinessPhone è possibile configurare gruppi di abbonati per gestire determinati tipi di attività commerciali. Questo tipo di operazione consente un uso efficiente di risorse quando i chiamanti desiderano accedere ad una funzione anziché parlare con un operatore.
Un gruppo di risposta a chiamate è un gruppo di estensioni con numeri individuali. I membri del gruppo dispongono tuttavia di un apposito codice per rispondere ad una chiamata in arrivo su qualsiasi altra estensione dei membri del gruppo.
Con questo tipo di gruppo, se possibile, ad una chiamata risponde il membro del gruppo chiamato. In caso contrario qualsiasi altro membro del gruppo può rispondere e gestire la chiamata.
Un gruppo di risposta a chiamate comuni comprende un gruppo di estensioni con un unico numero di gruppo ed un tasto di risposta programmato su ciascuna estensione. Una chiamata al gruppo arriva su tutte le estensioni libere del gruppo ed ogni membro del gruppo può rispondere premendo il proprio tasto di risposta.
BusinessPhone può gestire 8 gruppi di ricerca persone tramite altoparlante. Un gruppo di ricerca persone tramite altoparlante comprende un gruppo di estensioni che dispongono di telefoni con altoparlante. Un segnale di ricerca persone ed il messaggio possono essere inviati al gruppo da ogni estensione dotata da un tasto di ricerca persone corrispondente al gruppo. Ogni membro del gruppo può rispondere alla chiamata da ogni telefono dotato di un tasto di ricerca persone corrispondente al gruppo.
Un'estensione può appartenere a uno o più gruppi di ricerca persone, ma deve disporre di un tasto di ricerca persone individuale per ogni gruppo di cui l'estensione è membro.
Il sistema di informazioni BusinessPhone fornisce informazioni al chiamante indicando l'estensione chiamata senza la necessità di una deviazione. Normalmente queste informazioni sono visualizzate sotto forma di informazioni assenza se un utente non è disponibile e possono essere configurate dall'utente dell'estensione o da un'altra persona autorizzata, ad esempio un operatore o una segretaria. Il sistema è in grado di gestire tre tipi diversi di informazioni:
Tutti i tre tipi di informazione possono essere rese disponibili ai chiamanti interni; se necessario, le informazioni vocali possono essere fornite a chiamanti esterni. È richiesto il diritto di accesso individuale per poter utilizzare i tre metodi e gestire le informazioni per altri utenti.
Le informazioni predefinite vengono impostate selezionando un numero relativo ad informazioni predefinite come segue:
Le informazioni vocali vengono registrate direttamente dal telefono e non richiedono apparecchi supplementari; le informazioni di testo personalizzate vengono immesse tramite la tastiera del telefono.
La funzione di segretezza impedisce la visualizzazione di informazioni relative all'interlocutore. Risulta utile, ad esempio, quando le chiamate non in orario di ufficio vengono deviate a numeri privati.
La funzione Operatore consente a uno o più operatori di gestire le chiamate in arrivo mediante un numero comune ed una coda e mediante numeri individuali di operatori e code. Per evitare che l'operatore debba continuamente salutare i chiamanti, è possibile attivare un messaggio vocale di benvenuto immediatamente prima di stabilire la conversazione tra il chiamante e l'operatore. Se tutti gli operatori sono occupati è inoltre possibile fornire un messaggio di saluto e di coda ai chiamanti messi in coda in attesa che un operatore si liberi.
L'utente può impostare l'ora di attivazione del promemoria, alla quale l'estensione emette uno speciale tono di suoneria.
Le soluzioni di ospitalità BusinessPhone comprendono uno speciale gruppo di telefoni per clienti, reception ed amministrazione e pacchetti opzionali per PC realizzati per supportare comunicazioni avanzate e servizi ai clienti in ambienti di ospitalità quali hotel, centri per conferenze ed ospedali.
Le soluzioni call center BusinessPhone comprendono speciali comunicazioni che supportano un'alta capacità di gestione delle chiamate prevista principalmente per applicazioni di assistenza ai clienti. La soluzione call center BusinessPhone combina ACD (Automatic Call Distribution), messaggistica vocale intelligente ed un sistema di gestione delle informazioni per migliorare l'assistenza ai clienti mediante distribuzione delle chiamate, monitoraggio dell'efficienza e gestione delle risorse in tempo reale ed a lungo termine.
| |||||||||
|
|||||||||
© Ericsson Enterprise 2003 |
