|
De BusinessPhone Extension Assistant maakt het configureren van een BusinessPhone aansluiting snel en eenvoudig genoeg, zodat iedere Windows gebruiker ermee kan omgaan. Functies zoals individuele verkorte nummers, omleidingsinstellingen en het toewijzen van functies aan toetsen kunnen allemaal worden uitgevoerd via gemakkelijk-te-volgen en beeldscherm-ondersteunde vensters en menu's.
Door het gebruik van de BusinessPhone Extension Assistant kunnen de gebruikers de toetsensysteemparameters bewerken om aan hun eigen bijzondere operationele behoeftes aan te passen.
De digitale BusinessPhone 250, BusinessPhone 128i, BusinessPhone 50 en BusinessPhone Compact telefoonsystemen zijn de kernelementen van de BusinessPhone kantoorcommunicatie-oplossing. De volledige systeem-hardware en -software van de BusinessPhone oplossing is modulair. Deze kan dus aan een ruime kring van capaciteiten en functionele behoeftes worden aangepast en is voorzien van mogelijkheden om steeds het systeem verder uit te breiden en de voorzieningen te verbeteren.
Door verschillende combinaties van hardware en software modules, kan het kern BusinessPhone systeem geconfigureerd worden als:
Het BusinessPhone kernsysteem heeft verschillende ingebouwde functies die de gesprekshanteringsprestatie verbeteren en tot het totale doelmatige en informatieve management binnen een organisatie bijdragen. Deze bevatten ISDN- en IP-aansluitbaarheid op de desktop, conferenties in zes richtingen, tekstberichten en gesproken berichten, telefoonindex, gespreksomleidingskenmerken en gebruikersvriendelijke toestellen met programmeerbare functietoetsen en tekstdisplay-beeldschermen. Er kunnen nog veel verschillende optionele kenmerken aan het kernsysteem worden toegevoegd om oplossingen te creëren die aan meer specifieke bedrijfsbehoeftes voldoen, zoals bijvoorbeeld:
Het assortiment van de BusinessPhone producten bevat digitale systeemtoestellen, bedieningspanelen en speciale analoge Ericsson en IP-telefoontoestellen in het BusinessPhone assortiment.
De Dialog 4220 Lite is een digitaal startmodel met functietoetsen met LED indicators, 4 duaal-functietoetsen voor gebruikersprogrammering, berichtfuncties en kiezen van verkorte nummers, een ingebouwde luidspreker en volumecontrole.
De Dialog 4222 Office heeft functietoetsen met LED indicators, 4 duaal-functietoetsen voor gebruikersprogrammering en kiezen van verkorte nummers, een geïntegreerde koptelefoonfunctie/-connector, een ingebouwde handsfree functie en een 40-letters LCD scherm. Twee lijntoetsen, met vrij op tweede toegang, zorgen ervoor dat er geen belangrijke oproepen worden gemist. U kunt één optioneel toetsenbord op de Dialog 4222 Office aansluiten.
De Dialog 4223 Professional biedt 10 duaal-functietoetsen met LED indicators, waarvan er 4 gebruikersprogrammeerbaar zijn voor aansluitingsfuncties zoals omleiding of omlopen van een omleiding. Het instelbare LCD beeldscherm met 120 letters toont de oproeper ID, de gespreksstatus en berichtinformatie en leidt samen met de menutoetsen de gebruiker door de systeemfuncties. Het telefoontoestel kan ook gebruikt worden om sommige van de systeemconfiguraties te programmeren, zoals bijv. PBX of toetssysteemconfiguraties, en wordt geleverd met een ingebouwde handsfree functie. Max. 4 bijkomende toetsenborden, elk met 17 programmeerbare toetsen, kunnen op the telefoontoestel worden aangesloten.
De Dialog 4224 biedt 3 duaal-functietoetsen en 13 permanente functietoetsen met LED indicators. Het instelbare LCD beeldscherm met 200 letters toont de oproeper ID, de gespreksstatus en berichtinformatie en leidt samen met de menutoetsen de gebruiker door de systeemfuncties. Het telefoontoestel kan ook gebruikt worden om sommige van de systeemconfiguraties te programmeren, zoals bijv. PBX of toetssysteemconfiguraties, en wordt geleverd met een ingebouwde handsfree functie. Max. 4 bijkomende toetsenborden, elk met 17 programmeerbare toetsen, kunnen op the telefoontoestel worden aangesloten.
De Dialog 3210 Basic is een digitaal startmodel met acht functietoetsen met LED indicators, een ingebouwde luidspreker, volumecontrole, verkorte nummers kiezen en berichtfuncties.
De Dialog 3211 Economyplus heeft 15 functietoetsen (12 met LED indicators), vier duaal-functietoetsen voor gebruikersprogrammering en kiezen van verkorte nummers en een ingebouwde handsfree functie. Twee lijntoetsen, met vrij op tweede toegang, zorgen ervoor dat er geen belangrijke oproepen worden gemist.
De Dialog 3212 Standard heeft alle functies van het Economy-plus toestel met bijkomend een LCD beeldscherm met 40 letters voor de gespreksstatuscontrole, oproeperidentificatie en berichtinformatie.
De Dialog 3213 Executive biedt 25 functietoetsen (22 met LED indicators), waarvan er 14 gebruikersprogrammeerbaar zijn voor aansluitingsfuncties zoals omleiding of omlopen van een omleiding. Het instelbare LCD beeldscherm met 120 letters toont de oproeper ID, de gespreksstatus en berichtinformatie en leidt samen met de menutoetsen de gebruiker door de systeemfuncties. Het telefoontoestel kan ook gebruikt worden om sommige van de systeemconfiguraties te programmeren, zoals bijv. PBX of toetssysteemconfiguraties, en wordt geleverd met een ingebouwde handsfree functie. Maximaal 4 bijkomende toetsenborden, elk met 17 programmeerbare toetsen, kunnen op het telefoontoestel worden aangesloten om in totaal maximaal 82 duaal-functietoetsen te voorzien.
De Dialog 3214 Operator biedt 3 permanente functietoetsen en 15 permanente functietoetsen met LED indicators. Het instelbare LCD beeldscherm met 200 letters toont de oproeper ID, de gespreksstatus en berichtinformatie en leidt samen met de menutoetsen de gebruiker door de systeemfuncties. Het telefoontoestel kan ook gebruikt worden om sommige van de systeemconfiguraties te programmeren, zoals bijv. PBX of toetssysteemconfiguraties, en wordt geleverd met een ingebouwde handsfree functie. Maximaal 4 bijkomende toetsenborden, elk met 17 programmeerbare toetsen, kunnen op het telefoontoestel worden aangesloten om in totaal maximaal 71 duaal-functietoetsen te voorzien.
Dit onderdeel bevat korte beschrijvingen van de voorzieningen die door de BusinessPhone Extension Assistant kunnen worden beheerd.
Een indexnummer is een nummer dat aan een aansluitings- of een hoofdlijnpositie of aan een faciliteit of een groepsfunctie binnen het BusinessPhone systeem wordt toegewezen. Het nummer kan een nummer zijn dat uit 1 tot 4 cijfers bestaat en dat geen nummerconflict veroorzaakt. Er ontstaat een nummerconflict, wanneer het niet mogelijk is tussen twee nummers te onderscheiden, wanneer ze worden gekozen.
Wanneer bijvoorbeeld het nummer 203 is toegewezen, zouden alle nummers met 4 cijfers die met 203 beginnen (2030-2039) in conflict zijn.
De telefoonlijst bevat tekstuele invoeren die met een indexnummer kunnen worden verbonden. Een interne telefoonlijst behandelt aansluitings- en andere systeemnummers en een externe telefoonlijst behandelt algemene verkorte nummers. Iedere invoer kan uit maximaal 35 letters bestaan en kan in velden worden onderverdeeld door het invoegen van een spatieteken tussen de informatie voor ieder veld. De index kan worden gebruikt om invoeren van een telefoon te zoeken en worden geprint indien nodig. Indexinformatie wordt op de telefoon getoond in een afgeknotte vorm, displays voor 20 letters tonen de eerste 12 indextekens, displays voor 40 letters tonen de eerste 20 indextekens.
Een individueel verkort nummer is een nummer dat door een gebruiker wordt geprogrammeerd om een individuele nummeraansluiting te gebruiken. Het nummer is normaal een algemeen gebruikt nummer dat niet tot de algemene verkorte nummers van het systeem behoort.
Voor gebruikers met Dialog 4220 Lite, Dialog 4222 Office, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive toestellen of Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 Operator bedieningspanelen zijn de individuele verkorte nummers toegankelijk via de secundaire functie of een programmeerbare toets of via het toetsenblok. Voor gebruikers van analoge toestellen, Dialog 3210 Basic, Dialog 3211 Economyplus & 3212 Standard toestellen en IP-toestellen Dialog 4425/Dialog 3413, zijn de individuele verkorte nummers toegankelijk via het toetsenblok.
Normaal worden de individuele verkorte nummers ingericht via het telefoontoestel, de BusinessPhone Extension Assistant kan echter ook worden gebruikt om individuele verkorte nummers in te richten.
Een tandemconfiguratie bevat twee telefoontoestellen die als een enkelvoudige eenheid werken. De gebruikelijkste tandemconfiguratie bestaat uit een bedraad tafeltelefoontoestel en een draadloos telefoontoestel.
Een van de toestellen wordt als primair toestel en het andere als secundair toestel vastgelegd. Ieder toestel heeft zijn eigen nummer, maar wanneer de tandemmodus actief is, zijn beide telefoontoestellen bereikbaar via het primaire nummer en het secundaire nummer is inactief.
Het is ook mogelijk de telefoontoestellen permanent in de tandemmodus te houden, of over een secundair toestel te beschikken dat kan worden in- en uitgelogd in/uit de tandemmodus.
Wanneer de primaire/secundaire toestellen in de tandemmodus actief zijn, zullen de inkomende oproepen de twee telefoontoestellen als een enkelvoudige eenheid behandelen. Het is echter mogelijk om de twee telefoontoestellen voor uitgaande gesprekken afzonderlijk te gebruiken, zelfs wanneer ze in de tandemmodus zijn.
Het BusinessPhone berichtsysteem maakt het mogelijk dat een gebruiker korte berichten naar de aansluitingen of naar andere gebruikers zendt en verschaft ook een bepaalde controle en bevestiging van de berichten.
Berichten kunnen een eenvoudige aanwijzing om terug te bellen bevatten, korte tekstberichtjes ingevoerd via het telefoontoetsenblok of gesproken berichten. Het type telefoon aan de aansluiting bepaalt de mogelijke soort berichtjes en de controle.
De volgende voorzieningen vormen de basis van het berichtsysteem:
De volgende bijkomende eigenschappen zijn enkel beschikbaar bij Dialog 4223 Professional / Dialog 3213 Executive en Dialog 4224 Operator / Dialog 3214 telefoontoestellen:
De algemene mailbox bevat 16 mailboxes, waarbij iedere mailbox zijn eigen indexnummers heeft. Er kunnen berichten in een algemene mailbox worden nagelaten, wanneer een aansluiting wordt omgeleid naar het indexnummer van één van de algemene mailboxes. Berichten die in een algemene mailbox worden nagelaten, kunnen worden opgevraagd van iedere aansluiting die toegang heeft tot de algemene mailboxes. Algemene mailboxes kunnen ook worden bereikt via een extern telefoontoestel door een bepaalde procedure om het mailbox indexnummer op te roepen en een veiligheidswachtwoord te gebruiken.
De individuele mailbox van de BusinessPhone maakt het mogelijk dat iedere nevenaansluiting aan een individuele mailbox wordt toegewezen. Inkomende oproepen naar een nevenaansluiting kunnen worden omgeleid naar de individuele mailbox van de nevenaansluiting, waar de oproeper wordt verzocht een bericht na te laten. Waar toepasbaar, toont de berichtlamp op het telefoontoestel het voorhanden zijn van een bericht aan. Berichten kunnen worden opgevraagd door de berichttoets van het telefoontoestel te gebruiken, die met een mailbox verbonden is, of door de indivuduele mailbox en de desbetreffende nevenaansluiting op te roepen. Waar veiligheid noodzakelijk is, kan de toegang tot het systeem door het gebruik van een wachtwoord worden beveiligd.
De hotline is een voorziening die het mogelijk maakt een aansluiting in te richten, zodat een oproep automatisch met een vooraf bepaald nummer wordt gemaakt, wanneer de hoorn van het telefoontoestel wordt opgeheven of wanneer een gebruiker de AAN/UIT toets op het telefoontoestel drukt. Een hotline aansluiting kan worden ingericht om onmiddellijk of met een voorgeprogrammeerde vertraging te handelen. Indien een vertraging is opgenomen, kan de gebruiker de hotline tijdelijk opheffen door een ander nummer tijdens de vertragingstijd te kiezen.
Automatisch terugbellen is een voorziening die het mogelijk maakt dat een oproeper verlangt door een aansluiting te worden teruggebeld die bezet is of die de oproep niet beantwoordt. Het terugbellen gebeurt, wanneer de actuele oproep beëindigd is, indien de aansluiting bezet was, of nadat het volgende gesprek door de aansluiting werd gevoerd (het opheffen van de hoorn is voldoende), wanneer de aanvangsoproep niet beantwoord werd.
Deze voorziening maakt het mogelijk dat een gebruiker een in wacht zijnde hoofdlijn opneemt door het gebruik van een geprogrammeerde toets en door het kiezen van het hoofdlijnnummer.
Het BusinessPhone omleidingssysteem maakt het mogelijk met communicaties om te gaan op een bepaalde manier die aan de behoeftes van de oproeper en van de opgeroepen partij voldoet. Het systeem bewijst een dienst aan de oproepers door de omleidingsmogelijkheden en maakt het terzelfdertijd mogelijk dat de bedienden een noodzakelijk controlniveau over hun beschikbaarheid houden gedurende de tijden, wanneer storingen moeten worden vermeden.
De BusinessPhone omleidingen bevatten de volgende voorzieningen:
De vaste omleidingsopties zijn gebaseerd op een enkelvoudige vooraf bepaalde antwoordpositie voor een nevenaansluiting en een onvoorwaardelijke omleiding of een omleiding gebaseerd op bepaalde voorwaarden.
Het gebruik van een enkelvoudige antwoordpositie vereenvoudigt het behandelen van omleidingen, terwijl de voorwaardelijke omleidingsmogelijkheden garanderen dat aan alle betrokken partijen een goede service kan worden geboden. De antwoordpositie kan één van de volgende types of indexnummers zijn.
De factoren die de vaste omleidingen controleren, worden als volgt samengevat
Individuele omleidingen maken het mogelijk dat een gebruiker oproepen naar zijn eigen aansluiting naar een ander indexnummer naar keuze omleidt. De individuele omleiding wordt normaal uitgevoerd van de aansluiting van de gebruiker en naar ieder indexnummer met inbegrip van externe nummers die via de algemene verkorte nummers toegankelijk zijn. Bijkomend tot de normale inrichtingsprocedure kan de BusinessPhone configuratiemanager worden gebruikt om individuele omleidingen voor aansluitingen in te richten.
Volg mij laat de gebruiker toe gesprekken op haar of zijn aansluiting te ontvangen van ieder telefoontoestel binnen de firma.
Wanneer een aansluitingsgebruiker volg mij naar het eigen indexnummer inricht, is het mogelijk volg mij te gebruiken om de telefoon van iedere antwoordpositie te verplaatsen.
Wanneer draadloze toestellen worden gebruikt, is het mogelijk dat het draadloze toestel tijdelijk niet bereikbaar is, doordat ze zich buiten het bereik bevinden of tengevolge van een bijna lege batterij. In dit geval biedt de BusinessPhone specifieke omleidingsfaciliteiten met afzonderlijke omleidingsalternatieven voor interne en externe oproepen.
In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn dat oproepen met een bepaalde aansluiting worden verbonden, zelfs wanneer de oproepen naar de aansluiting moeten worden omgeleid. De BusinessPhone biedt voor specifieke aansluitingen de mogelijkheid de omleidingsoproep door te verbinden, net alsof met de gewenste aansluiting contact wordt opgenomen. Het toewijzen van de doorverbindingsbevoegdheid wordt via klasse- of service-instellingen behandeld en moet voorzichtig worden gebruikt.
Afgezien van de voice mail en het personenoproepsysteem beschikt het BusinessPhone voice systeem ook nog over de mogelijkheid om gesproken aankondigingen te voorzien.
Gesproken aankondigingen zijn aankondigingen voor inkomende externe gesprekken, wanneer de oproep naar de hooflijnantwoordpositie of naar de herleidingspositie van de hoofdlijn wordt geleid.
Er kunnen verschillende aankondigingen worden opgegeven, afhankelijk daarvan of de positie al dan niet bezet is en met betrekking tot het dag/nacht bedrijf.
Wanneer er een aankondiging voor een niet-bezette positie wordt gemaakt, is het mogelijk om de aankondiging te onderbreken en de oproep onmiddellijk aan te nemen.
Doorverbinden is een voorziening die het mogelijk maakt dat een gebruiker een oproep naar een andere aansluiting doorverbindt. De gebruiker die het doorverbinden initieert, moet niet noodzakelijkerwijze wachten om te zien of de nieuwe opgeroepen partij antwoordt alvorens het doorverbinden te activeren. Waar wachten bij bezet wordt toegelaten, kan een oproep naar een bezette aansluiting worden doorverbonden.
Waar oproepen worden doorverbonden vóór er een antwoord volgt en de nieuwe partij niet antwoordt, gaat de oproep terug naar de aansluiting die het doorverbinden heeft geïnitieerd.
De BusinessPhone conferentie is een functie die het mogelijk maakt om maximaal 6 partijen met elkaar te verbinden. Het systeem kan veelvoudige conferenties hanteren met maximaal 63 partijen die terzelfdertijd een conferentie voeren. Conferentieverbindingen kunnen via interne en externe lijnen worden gemaakt.
De algemene wachtstand functie maakt het mogelijk een gesprek op uw aansluiting te laten wachten en het gesprek op een andere aansluiting binnen een periode van één minuut terug op te nemen. Alvorens de algemene wachtstand te gebruiken, moet de toetsencode voor de BusinessPhone algemene wachtstand worden ingericht. Om een gesprek op te nemen dat zich in de algemene wachtstand bevindt, moet u de aansluiting kiezen, waar het gesprek in wacht zich bevindt, en dan een vooraf bepaalde numerieke toets drukken. Daardoor kunt u zich vrij bewegen en terzelfdertijd uw communicaties onderhouden en het ook voor andere personen mogelijk maken om gesprekken op te nemen, die u in een algemene wachtstand hebt geplaatst, wanneer dit noodzakelijk is.
De identificatie van kwaadwillige oproepers maakt het mogelijk dat een gebruiker kan verlangen dat kwaadwillige oproepen worden geïdentificeerd. Om deze voorziening te gebruiken, moet er een afspraak met de netwerk operator bestaan en moet de gebruiker bevoegd zijn om deze dienst te gebruiken.
Een faxaansluiting is een aansluiting die vooral geprogrammeerd is om inkomende faxen te behandelen.
Een fax wordt verbonden via een analoge aansluiting.
Lopende gesprekken kunnen tijdelijk worden in wacht geplaatst voor een latere opvraging of opname van een andere aansluiting (algemeen of individuele wacht).
Een privéhoofdlijn is een hoofdlijn die enkel kan worden gebruikt door een bepaalde aansluiting. Het inkomende verkeer op de hoofdlijn roept direct de bepaalde aansluiting op, als individuele antwoordpositie of via een externe lijntoets. Nadat de lijn werd verbonden, kunnen de inkomende oproepen vrij naar een andere partij worden doorverbonden, indien gewenst.
Binnen de BusinessPhone is het mogelijk groepen van aangeslotenen in te richten om bepaalde bedrijfsopdrachten te behandelen. Deze soort van operatie zorgt voor een effectief gebruik van de systeemelementen, wanneer oproepers eer toegang tot een functie dan tot een persoon nodig hebben.
Een gespreksopnamegroep is een groep aansluitingen met individuele nummers. De leden van een groep hebben wel een opnamecode die ze gebruiken om een oproep te beantwoorden die op de aansluiting van een ander groepslid rinkelt.
Met dit groepstype wordt een oproep beantwoord door het individuele groepslid dat werd opgeroepen, indien dit mogelijk is. Anders kan ieder ander groepslid opnemen en het gesprek voeren.
Een algemene gespreksopnamegroep bevat een groep aansluitingen met een enkelvoudig groepsnummer en een geprogrammeerde opnametoets op iedere aansluiting. Een inkomende oproep naar de groep belt op alle vrije groepsaansluitingen en ieder groepslid kan de oproep via zijn/haar opnametoets opnemen.
De BusinessPhone kan 8 luidsprekeroproepgroepen behandelen. Een luidsprekeroproepgroep bevat een groep aansluitingen die met luidsprekertelefoontoestellen zijn uitgerust. Er kan een oproepsignaal en een bericht naar de groep worden gezonden van iedere aansluiting die van een oproeptoets overeenstemmend met de groep is voorzien. Ieder groepslid kan dan de oproep van ieder telefoontoestel voorzien van een oproeptoets overeenstemmend met de groep beantwoorden.
Een aansluiting kan lid zijn van meer dan één oproepgroep, maar moet een individuele oproeptoets voor iedere groep hebben, waarvan de aansluiting lid is.
Het BusinessPhone informatiesysteem voorziet een oproeper van informatie met betrekking tot de opgeroepen aansluiting zonder behoefte aan een omleiding. Gewoonlijk, is deze informatie in de vorm van afwezigheidsinformatie, wanneer een gebruiker niet beschikbaar is en kan worden ingericht door de gebruiker van de aansluiting of door een ander bevoegde persoon, zoals bijv. een operator of een secretaresse. Het systeem kan drie verschillende soorten informatie behandelen, zoals bijv.:
Alle drie types van informatie kunnen beschikbaar worden gemaakt voor interne oproepers, en, indien noodzakelijk, kan er een voice informatie aan de externe oproepers worden verschaft. De individuele toegangsbevoegdheid is noodzakelijk om de drie informatiemethodes te kunnen gebruiken en de informatie voor andere gebruikers te kunnen behandelen.
Vooraf bepaalde informatie wordt ingesteld door als volgt een nummer te kiezen met betrekking tot een geprogrammeerde informatie:
Voice informatie wordt opgenomen met het telefoontoestel zonder behoefte aan een bijkomende uitrusting en vrije tekstinformatie wordt ingevoerd via de telefoontoetsenblok.
De geheim-voorziening voorkomt het tonen van informatie met betrekking tot de opgeroepen partij. Dit is vooral nuttig, wanneer bijvoorbeeld oproepen buiten de kantooruren naar privénummers worden omgeleid.
De operator functie maakt het mogelijk dat inkomende oproepen door één of meer operators worden behandeld via een algemeen nummer en een wachtrij en via individuele operator nummers en wachtrijen. Om de operators het permanente begroeten van de oproepers te besparen, is het mogelijk een individuele gesproken begroeting te voorzien, onmiddellijk vóór de gespreksverbinding tussen een oproeper en een operator. Bijkomend, wanneer alle momentane operators bezet zijn, is het mogelijk een wachtrijbegroeting te voorzien voor een oproeper die in wacht wordt geplaatst tot een operator beschikbaar is.
De gebruiker kan de tijd voor een herinnering instellen. Op dat moment zal de aansluiting een speciale beltoon geven.
De BusinessPhone gastvrijheidsoplossingen bevatten een speciaal assortiment van gasten-, receptie- en administratietoestellen, en optionele pc-ondersteunde pakketten, die werden ontworpen om de gevorderde communicaties en de gastenservice in gastvrije omgevingen zoals hotels, conferentiecenters en ziekenhuizen te ondersteunen.
De BusinessPhone call center oplossingen bevatten gespecialiseerde bedrijfscommunicaties die een snelle inkomende en uitgaande gespreksbehandeling ondersteunen, vooral bedoeld voor klantenservice-toepassingen. De BusinessPhone call center oplossing combineert de ACD (automatische verdeling van inkomende gesprekken), de intelligente gesproken berichtgeving en een management informatiesysteeem om de klantenservice te verbeteren door gespreksverdeling, capaciteitscontrole en real-time en systeemelement management op lange termijn.
BusinessPhone gebruikershandboeken
| |||||||||
|
|||||||||
© Ericsson Enterprise 2004 |
