|
BusinessPhones anknytningsguide är ett program för enkel och snabb inställning av anknytningar för alla Windows-användare. Egna kortnummer, vidarekopplingsinställningar och programmering av funktionsknappar är exempel på funktioner som alla hanteras med hjälp av tydliga fönster och menyer på datorskärmen.
Med BusinessPhones anknytningsguide kan användaren anpassa viktiga systemparametrar efter sina behov.
De digitala telefonsystemen BusinessPhone 250, BusinessPhone 128i, BusinessPhone 50 och BusinessPhone Compact är de centrala beståndsdelarna i BusinessPhone-lösningen för kontorskommunikation. BusinessPhone 250 är avsedd för företag som behöver mellan 20 och 200 anknytningar på en plats, medan BusinessPhone 50 är en kostnadseffektiv lösning för företag med behov av mellan 8 och 64 anknytningar. All maskinvara och programvara i BusinessPhone-systemet är uppbyggd av moduler. Det gör den lätt att anpassa till företagets behov av kapacitet och funktioner, och lätt att när som helst bygga ut för att dra fördel av förbättrade funktioner.
Genom att kombinera maskin- och programvarumodulerna på olika sätt kan man konfigurera grundsystemet för BusinessPhone som:
Grundsystemet för BusinessPhone har ett stort antal inbyggda funktioner med vilka man kan hantera samtalstrafik effektivare och förbättra övergripande prestanda för informationshantering inom alla organisationer. De innefattar ISDN- och IP-anslutningsfunktioner till skrivbordet, sexvägskonferens, text- och röstmeddelanden, telefonbok, vidarekopplingsfunktioner och användarvänliga telefoner med programmerbara funktionsknappar och teckenfönster. En rad tillvalsfunktioner kan läggas till grundsystemet för att skapa lösningar som är anpassade till mer specifika affärsbehov, exempelvis:
BusinessPhones produktsortiment innefattar digitala systemtelefoner, telefonistkonsoler och särskilda analoga Ericsson-IP-telefoner i BusinessPhone-sortimentet.
Dialog 4220 Lite är en digital bastelefon med funktionsknappar med lampa, 4 dubbelfunktionsknappar för programmering, meddelandefunktioner och kortnummeruppringning, inbyggd högtalare och volymkontroll.
Dialog 4222 Office är utrustad med funktionsknappar med lampa, 4 dubbelfunktionsknappar för programmering och kortnummeruppringning, inbyggd headset-funktion/-anslutning samt en LCD-skärm med plats för 40 tecken. Två linjeknappar med funktionen Ledig på annan linje ser till att inga viktiga samtal missas. Du kan ansluta en expansionsknappsats till Dialog 4222 Office.
Dialog 4223 Professional har 10 dubbelfunktionsknappar med lampa, varav 4 kan programmeras av användaren för anknytningsfunktioner som Vidarekoppling eller Förbigång av vidarekoppling. Den ställbara LCD-skärmen med 120 tecken visar den uppringande partens identitet, samtalsstatus och meddelandeinformation. Tillsammans med menyknapparna vägleder den användaren genom systemfunktionerna. Med telefonen kan du även programmera några av systeminställningarna, t.ex. inställning av växel- eller knappsystem. Den levereras även med inbyggd handsfree-funktion. Du kan ansluta upp till 4 expansionsknappsatser med 17 programmerbara knappar vardera till telefonen.
Dialog 4224 har 3 dubbelfunktionsknappar och 13 permanenta funktionsknappar med lampa. LCD-skärmen med 200 tecken visar den uppringande partens identitet, samtalsstatus och meddelandeinformation. Tillsammans med menyknapparna vägleder den användaren genom systemfunktionerna. Med telefonen kan du även programmera några av systeminställningarna, t.ex. inställning av växel- eller knappsystem. Den levereras även med inbyggd handsfree-funktion. Du kan ansluta upp till 4 expansionsknappsatser med 17 programmerbara knappar vardera till telefonen.
Dialog 3210 Basic är en digital telefon som har 8 funktionsknappar med lampa, inbyggd högtalare, volymkontroll, kortnummeruppringning och meddelandefunktioner.
Dialog 3211 Economyplus har 15 funktionsknappar (12 med lampa), 4 dubbelfunktionsknappar för programmering och kortnummeruppringning samt inbyggd handsfree-funktion. Två linjeknappar med funktionen Ledig på annan linje ser till att inga viktiga samtal missas.
Dialog 3212 Standard har alla funktionerna som finns på Economyplus-telefonen och dessutom en LCD-skärm med 40 tecken för att övervaka samtalsstatus, identifiering av uppringande part samt meddelandeinformation.
Dialog 3213 Executive har 25 funktionsknappar (22 med lampa), varav 14 kan programmeras av användaren för anknytningsfunktioner som Vidarekoppling eller Förbigång av vidarekoppling. Den ställbara LCD-skärmen med 120 tecken visar den uppringande partens identitet, samtalsstatus och meddelandeinformation. Tillsammans med menyknapparna vägleder den användaren genom systemfunktionerna. Med telefonen kan du även programmera några av systeminställningarna, t.ex. inställning av växel- eller knappsystem. Den levereras även med inbyggd handsfree-funktion. Upp till 4 ytterligare knappsatser med 17 programmerbara knappar vardera kan anslutas till telefonen och ge sammanlagt upp till 82 dubbelfunktionsknappar.
Dialog 3214 Operator har 3 permanenta funktionsknappar och 15 permanenta funktionsknappar med lampa. Den ställbara LCD-skärmen med 200 tecken visar den uppringande partens identitet, samtalsstatus och meddelandeinformation. Tillsammans med menyknapparna vägleder den användaren genom systemfunktionerna. Med telefonen kan du även programmera några av systeminställningarna, t.ex. inställning av växel- eller knappsystem. Den levereras även med inbyggd handsfree-funktion. Upp till 4 ytterligare knappsatser med 17 programmerbara knappar vardera kan anslutas till telefonen och ge sammanlagt upp till 71 dubbelfunktionsknappar.
I det här avsnittet får du en kort beskrivning av de funktioner som kan styras av BusinessPhones anknytningsguide.
Ett katalognummer är ett nummer som är kopplat till en anknytning eller linjeposition, eller till en hjälp- eller gruppfunktion inom BusinessPhone. Numret kan vara vilket nummer som helst med 1 till 4 siffror som inte orsakar konflikt. En nummerkonflikt uppstår när det inte är möjligt att skilja mellan två nummer som rings upp.
Om exempelvis numret 203 är kopplat kommer alla fyrsiffriga nummer som börjar med 203 i konflikt (2030–2039).
Telefonboken har textposter som kan kopplas till ett katalognummer. En intern telefonbok hanterar anknytningar och andra systemnummer och en extern telefonbok hanterar gemensamma kortnummer. Varje post kan ha upp till 35 tecken och kan delas in i fält genom att du infogar ett blanksteg mellan fältuppgifterna. Med telefonboken kan du söka efter poster i telefon och skriva ut dem efter behov. Kataloginformationen visas på telefonen i förkortad form. I teckenfönster för 20 tecken visas de första 12 katalogtecknen. I teckenfönster för 40 tecken visas de första 20 katalogtecknen.
Ett eget kortnummer är ett nummer som har programmerats av en användare för att användas vid en separat anknytning. Det är vanligtvis ett nummer som används ofta, men som inte finns med bland systemets gemensamma kortnummer.
Användare med telefonerna Dialog 4220 Lite, Dialog 4222 Office, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive eller telefonistkonsolerna Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 når oftast sina egna kortnummer via en programmerbar knapps sekundära funktion eller via knappsatsen. Användare med analoga telefoner, telefonerna Dialog 3210 Basic, Dialog 3211 Economyplus & 3212 Standard eller IP-telefonerna Dialog 4425/Dialog 3413 når oftast sina egna kortnummer via knappsatsen.
Egna kortnummer installeras normalt sett via telefonen, men även med BusinessPhones anknytningsguide kan egna kortnummer läggas in.
En tandemkonfigurering är två telefoner som fungerar som en separat enhet. Den vanligaste tandemkonfigureringen består av en vanlig bordstelefon och en trådlös telefon.
Den ena telefonen är huvudtelefon och den andra andratelefon. Varje telefon har ett eget nummer, men när tandemläget är aktiverat nås båda telefonerna via huvudnumret och det underordnade numret är inte aktivt.
Telefonerna kan vara inställda på tandemläget permanent eller också kan andratelefonen loggas in eller ut från tandemläget.
När huvud-/andratelefonen används i tandemläge behandlar inkommande samtal båda telefonerna som en enskild enhet. Men man kan även använda båda telefonerna separat för utgående samtal, även om de är i tandemläge.
BusinessPhone meddelandesystem gör det möjligt för användaren att skicka korta meddelanden till andra användares anknytningar. Det ger en viss nivå av kontroll och möjlighet att bekräfta meddelanden.
Meddelanden kan bestå av en enkel begäran om att du ska ringa tillbaka, korta textmeddelanden som skrivs med telefonens knappsats, eller röstmeddelanden. Anknytningens typ av telefon avgör vilka slags meddelanden som kan användas och hur.
Följande funktioner utgör grunden i meddelandesystemet:
Följande extrafunktioner är endast tillgängliga på telefonerna Dialog 4223 Professional/Dialog 3213 Executive och Dialog 4224 Operator/Dialog 3214:
Det gemensamma brevlådesystemet har 16 brevlådor, alla med egna katalognummer. Meddelanden kan lämnas i en gemensam brevlåda när en anknytning vidarekopplas till katalognumret för en av de gemensamma brevlådorna. Meddelanden som lämnas i en gemensam brevlåda kan hämtas med vilken som helst av de anknytningar som är vidarekopplade till de gemensamma brevlådorna. Gemensamma brevlådor kan också nås från en extern telefon genom att man ringer upp brevlådans katalognummer och matar in ett lösenord.
Med BusinessPhones system med enskilda brevlådor kan varje anknytning kopplas till en enskild brevlåda. Inkommande samtal till en anknytning kan kopplas till anknytningens enskilda brevlåda, där den uppringande parten ombeds att lämna ett meddelande. Om ett meddelande har lämnats anger lampan på telefonen detta. Meddelanden kan hämtas antingen med meddelandeknappen på telefonen som är kopplad till en brevlåda eller genom att ringa upp ett system med enskilda brevlådor och relevant anknytning. Om sekretess behövs kan detta ordnas med ett lösenord.
Med funktionen Direktlinje kan du ställa in en anknytning så att ett fördefinierat nummer automatiskt rings upp när du lyfter luren eller trycker på av/på-knappen. Direktlinjeanknytningar kan ställas in så att de genast aktiveras eller så att de aktiveras efter en viss inprogrammerad fördröjning. Om en fördröjning finns inlagd kan användaren åsidosätta direktlinjefunktionen genom att slå ett annat nummer under fördröjningstiden.
Automatisk återuppringning är en funktion som gör det möjligt för den som ringer att begära återuppringning från en anknytning som antingen är upptagen eller som inte svarar just nu. Återuppringningen sker när det avslutade samtalet avslutas om anknytningen var upptagen, eller så snart nästa samtal rings (det räcker med att lyfta luren) om det första samtalet inte besvarades.
Med den här funktionen kan användaren ta över en parkerad linje antingen genom att använda en inprogrammerad knapp eller genom att slå linjens nummer.
Vidarekopplingssystemet för BusinessPhone gör det möjligt att hantera kommunikationer på ett sätt som uppfyller såväl den uppringande som den uppringda partens behov. Systemet ger service åt den som ringer genom möjligheter till vidarekoppling samtidigt som det ger de anställda möjlighet att själva avgöra när de vill svara och när de måste vara ostörda.
Vidarekoppling med BusinessPhone ger tillgång till följande funktioner:
Alternativen för fast vidarekoppling utgår från ett enda, fördefinierat svarsställe för anknytningen och att vidarekoppling sker antingen ovillkorligen eller under vissa villkor.
Genom att använda ett enda svarsställe förenklar man hanteringen av vidarekoppling inom företaget, medan man med alternativen för villkorlig vidarekoppling kan ge samtliga inblandade parter god service. Svarsstället kan vara vilket som helst av följande typer av katalognummer.
De faktorer som styr fasta vidarekopplingar kan sammanfattas som följer:
Med egen vidarekoppling kan användaren vidarekoppla sina samtal till ett annat, valfritt katalognummer. Proceduren för egen vidarekoppling utförs normalt från användarens anknytning och till vilket katalognummer som helst, inklusive sådana externa nummer som kan nås med gemensamma kortnummer. Förutom den vanliga inställningsproceduren kan man använda BusinessPhone Configuration Manager för att ställa in enskild vidarekoppling för en anknytning.
Med funktionen Medflyttning kan användaren ta emot samtal till sin anknytning från andra telefoner på företaget.
När användaren har ställt in medflyttning för det egna katalognumret kan man använda funktionen från valfritt svarsställe.
När en trådlöstelefon används kan det hända att den tillfälligt inte går att använda pga. av dålig mottagning eller urladdade batterier. I så fall har BusinessPhone särskilda vidarekopplingsfunktioner med separat vidarekopplingsalternativ för interna och externa samtal.
I vissa fall kan det vara nödvändigt att samtal kopplas till en anknytning även om den ska vidarekopplas. Med BusinessPhone är det möjligt att ange att vidarekoppling ska förbigås av vissa anknytningar och istället kopplas till den önskade anknytningen. Förbigångsfunktionen styrs med tjänsteklassinställningar och bör användas med försiktighet.
Förutom röstbrevlåda och sökning ger BusinessPhones talsystem också möjlighet att använda röstanvisningar.
Röstanvisningar är anvisningar och meddelanden som spelas upp för inkommande externa samtal när samtalet kopplas antingen till svarsstället eller till vidarekopplingsstället för linjen.
Olika meddelanden kan ges beroende på om svarsstället är upptaget eller inte och med hänsyn till dag-/nattkoppling.
När ett meddelande ges för ett svarsställe som inte är upptaget kan man avbryta meddelandet och ta samtalet direkt.
Med funktionen överflyttning kan användaren flytta över ett samtal till en annan anknytning. Användaren som gör överflyttningen kan, men måste inte, vänta för att se om den nya uppringda parten svarar innan överflyttningen aktiveras. Om avisering är tillåten kan ett samtal flyttas över till en upptagen anknytning.
Om ett samtal överflyttas före svar och den nya parten inte svarar, återkopplas samtalet till den anknytning som gjorde överflyttningen.
Konferens i BusinessPhone är en funktion som gör det möjligt för upp till sex personer att tala med varandra samtidigt. Systemet kan hantera flera pågående konferenser med högst 63 deltagare samtidigt. Konferensanslutningar kan göras både via interna anknytningar och externa linjer.
Med funktionen Gemensam parkering kan du parkera ett samtal på din anknytning och ta över samtalet till vilken annan anknytning som helst inom en minut. Innan funktionen Gemensam parkering kan användas måste knappkoden för BusinessPhones gemensamma parkering ställas in. För att ta över samtalet på den gemensamma parkeringen ringer du upp anknytningen som parkerade samtalet och därefter anger du en förinställd sifferkod. Då kan du röra dig fritt utan att behöva avbryta samtalet, och andra kan också ta över samtal som placerats på gemensam parkering vid behov.
Med funktionen Identifiering av obehagliga samtal kan användaren spåra obehagliga samtal. För att man ska kunna använda den funktionen måste det finnas ett avtal med nätverksoperatören, och användaren måste ha rättighet att använda tjänsten.
En faxanknytning är programmerad för att hantera inkommande fax.
En fax kopplas via en analog anknytning.
Pågående samtal kan parkeras tillfälligt för att återupptas senare eller för att övertas från en annan anknytning (allmän eller individuell parkering).
En privat linje är en utgående linje som bara kan användas av en viss anknytning. Inkommande samtal på linjen ringer upp den angivna anknytningen direkt, antingen som ett enskilt svarsställe eller via en extern linjeknapp. När anslutningen har upprättats kan man flytta över det inkommande samtalet till en annan person om man vill.
Med BusinessPhone kan du ställa in abonnentgrupper som ska ta hand om vissa typer av arbetsuppgifter. Detta ger effektiv resursanvändning när uppringande parter behöver nå en funktion och inte en person.
En svarsgrupp är en anknytningsgrupp med separata nummer. Gruppens medlemmar har emellertid en kod som de anger om de vill svara när det ringer på en annan gruppmedlems anknytning.
Med den här sortens grupp besvaras samtalen av den enskilda gruppmedlem som personen ringde till om detta är möjligt. Annars kan vilken annan gruppmedlem som helst ta samtalet.
En allmän svarsgrupp består av en anknytningsgrupp med ett enda gruppnummer och en programmerad kod på varje anknytning. Vid ett inkommande samtal till en grupp ringer det på hela gruppens lediga anknytningar, och vilken som helst av gruppens medlemmar kan ta emot samtalet via dess kod.
BusinessPhone kan hantera 8 grupper för högtalarsökning. En grupp för högtalarsökning består av en anknytningsgrupp med högtalare och telefoner. En sökningssignal och ett meddelande kan skickas till gruppen från alla anknytningar som har en sökningskod som motsvarar gruppen. Vem som helst av medlemmarna kan då besvara samtalet från alla telefoner som har en sökningskod som motsvarar gruppen.
En anknytning kan vara medlem i fler än en sökningsgrupp, men den måste ha en separat sökningskod för varje grupp.
Informationssystemet i BusinessPhone ger den uppringande parten information om en uppringd anknytning utan att samtalet behöver vidarekopplas. I regel är det fråga om frånvaroinformation när användaren inte är inne. Den kan ställas in antingen av anknytningsanvändaren eller av en annan behörig person, som en telefonist eller sekreterare. Systemet kan hantera tre olika slags information:
Alla tre typerna av information kan göras tillgänglig för den som ringer internt, och vid behov kan röstinformation ges till den som ringer utifrån. Särskild åtkomstbehörighet krävs för att använda de tre informationssätten och hantera information för andra användare.
Man ställer in fördefinierad information genom att välja ett nummer för den inprogrammerade informationen på följande sätt:
Röstinformation kan spelas in på telefonen utan att någon extra utrustning behöver användas och fritextinformation kan anges med hjälp av telefonens knappsats.
Med funktionen Nummersekretess förhindrar man att information om den uppringda parten visas. Detta är särskilt användbart när t.ex. samtal efter kontorstid vidarekopplas till privata nummer.
Med telefonistfunktionen kan en eller flera telefonister hantera inkommande samtal både via ett gemensamt nummer med en kö och via egna telefonistnummer och köer. För att avlasta telefonisten från uppgiften att svara samma sak i telefon om och om igen kan man ange ett eget hälsningsmeddelande alldeles innan samtalsförbindelsen upprättas mellan den som ringer och telefonisten. När alla telefonister är upptagna kan man dessutom ange ett kömeddelande till den som väntar i kön tills en telefonist blir ledig.
Användaren kan ställa in en tid för påminnelse. Vid den angivna tidpunkten hörs en särskild rington på anknytningen.
BusinessPhone Hospitality-lösningar omfattar ett särskilt utbud av gäst-, receptions- och administrationstelefoner, och som extra tillval PC-baserade paket för kommunikation och gästservice inom serviceorganisationer som hotell, konferenscenter och sjukhus.
BusinessPhone Call Centre är kommunikationslösningar för specialiserade företag som hanterar tät samtalstrafik i både inkommande och utgående riktning, i första hand avsedd att användas i kundtjänst. BusinessPhone Call Centre-lösningar kombinerar ACD (Automatic Call Distribution), smart röstmeddelandefunktion och ett informationssystem för förbättrad kundservice med hjälp av samtalsfördelning, prestandaövervakning och resursfördelning i realtid och på längre sikt.
Användarhandböcker för BusinessPhone
| |||||||||
|
|||||||||
© Ericsson Enterprise 2004 |
