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L'assistant d'extension BusinessPhone (BEA) rend la configuration des extensions BusinessPhone rapide et relativement simple pour tout utilisateur Windows. Les fonctions telles que les numéros abrégés individuels, les paramètres de déviation et l'affectation de touches de fonction peuvent toutes être exécutées à partir de fenêtres et de menus à l'écran contenant des instructions simples.
À l'aide de l'assistant BEA, les utilisateurs peuvent adapter les paramètres du système de touche à leurs besoins particuliers.
Les téléphones numériques BusinessPhone 250, BusinessPhone 128i, BusinessPhone 50 et BusinessPhone Compact sont les éléments de base de la solution de communication de bureau BusinessPhone. Tous les logiciels et matériels système de la solution BusinessPhone sont modulaires. Cela permet ainsi à cette dernière de s'adapter à de nombreuses exigences en matière de capacité et de fonctionnalité, et offre la possibilité d'étendre le système et d'améliorer la fonctionnalité à tout moment.
Par diverses combinaisons de modules logiciels et matériels, le système BusinessPhone de base peut être configuré comme suit :
Le système de base BusinessPhone comporte une gamme de fonctions intégrées qui améliorent les performances du traitement des appels et contribuent à l'efficacité globale et à la gestion de l'information dans n'importe quelle organisation. Ces fonctions incluent la connectivité RNIS et IP au bureau, la conférence à 6 voies, les messages textuels et vocaux, le répertoire téléphonique, les fonctions de déviation d'appels et les téléphones d'utilisation simple munis de touches de fonction programmables et d'écrans pour l'affichage de texte. Un grand nombre d'équipements en option peuvent être ajoutés au système de base afin de créer des solutions adaptées à des besoins professionnels plus spécifiques, par exemple :
La gamme de produits BusinessPhone comprend des téléphones système numériques, des postes d'opérateur, des téléphones analogiques Ericsson spéciaux ainsi que des téléphones IP.
Le modèle Dialog 4220 Lite est un téléphone numérique d'entrée de gamme comportant des touches de fonction avec des témoins lumineux, 4 touches à double fonction pour la programmation par l'utilisateur, des fonctions de messagerie et de composition de numéros abrégés, un haut-parleur intégré et une fonction de contrôle du volume.
Le modèle Dialog 4222 Office comprend des touches de fonction avec témoins lumineux, 4 touches à double fonction pour la programmation par l'utilisateur et la composition de numéros abrégés, une fonction/un connecteur de casque intégré, une fonction mains libres intégrée et un écran LCD de 40 caractères. Deux touches de ligne, avec 2e accès libre, vous permettent de ne manquer aucun appel important. Vous pouvez connecter un module de touches supplémentaire au Dialog 4222 Office.
Le modèle Dialog 4223 Professional offre 10 touches à double fonction avec témoins lumineux, dont 4 peuvent être programmées pour les fonctions de l'extension telles que la déviation ou l'outrepassement de la déviation. L'écran LCD réglable de 120 caractères affiche l'identification des appelants, l'état des communications et les messages et, avec les touches de menu, guide l'utilisateur dans les fonctions du système. Ce téléphone peut également être utilisé pour programmer certaines des configurations du système, telles que les configurations PBX ou du système de touches et comprend une fonction mains libres intégrée. Jusqu'à 4 modules de touches supplémentaires, comportant chacun 17 touches programmables, peuvent être connectés au téléphone.
Le modèle Dialog 4224 offre 3 touches à double fonction et 13 touches de fonction permanentes avec témoins lumineux. L'écran LCD réglable de 200 caractères affiche l'identification des appelants, l'état des communications et les messages et, avec les touches de menu, guide l'utilisateur dans les fonctions du système. Ce téléphone peut également être utilisé pour programmer certaines des configurations du système, telles que les configurations PBX ou du système de touches et comprend une fonction mains libres intégrée. Jusqu'à 4 modules de touches supplémentaires, comportant chacun 17 touches programmables, peuvent être connectés au téléphone.
Le modèle Dialog 3210 Basic est un téléphone numérique d'entrée de gamme comportant huit touches de fonction avec témoins lumineux, un haut-parleur intégré ainsi que des fonctions de contrôle du volume, de composition de numéros abrégés et de messagerie.
Le modèle Dialog 3211 Economyplus comporte 15 touches de fonction (12 avec témoins lumineux), quatre touches à double fonction pour la programmation par l'utilisateur et la composition de numéros abrégés et une fonction mains libres intégrée. Deux touches de ligne, avec 2e accès libre, vous permettent de ne manquer aucun appel important.
Le modèle Dialog 3212 Standard comporte toutes les fonctions du modèle Economyplus avec en plus un écran LCD de 40 caractères pour le contrôle de l'état des communications, l'identification des appelants et les messages.
Le modèle Dialog 3213 Executive offre 25 touches à double fonction (22 avec témoins lumineux), dont 14 peuvent être programmées par l'utilisateur pour les fonctions de l'extension telles que la déviation ou l'outrepassement de la déviation. L'écran LCD réglable de 120 caractères affiche l'identification des appelants, l'état des communications et les messages et, avec les touches de menu, guide l'utilisateur dans les fonctions du système. Ce téléphone peut également être utilisé pour programmer certaines des configurations du système, telles que les configurations PBX ou du système de touches et comprend une fonction mains libres intégrée. Jusqu'à 4 modules de touches supplémentaires, comportant chacun 17 touches programmables, peuvent être connectés au téléphone pour offrir jusqu'à 82 touches à double fonction au total.
Le modèle Dialog 3214 Operator offre 3 touches de fonction permanentes et 15 touches de fonction permanentes avec témoins lumineux. L'écran LCD réglable de 200 caractères affiche l'identification des appelants, l'état des communications et les messages et, avec les touches de menu, guide l'utilisateur dans les fonctions du système. Ce téléphone peut également être utilisé pour programmer certaines des configurations du système, telles que les configurations PBX ou du système de touches et comprend une fonction mains libres intégrée. Jusqu'à 4 modules de touches supplémentaires, comportant chacun 17 touches programmables, peuvent être connectés au téléphone pour offrir jusqu'à 71 touches à double fonction au total.
Cette section décrit brièvement les fonctions pouvant être gérées par l'assistant d'extension BusinessPhone (BEA).
Un numéro d'annuaire est un numéro qui est affecté à une extension, une ligne de jonction, une fonction ou un groupe de fonctions dans le système BusinessPhone. Il peut s'agir de n'importe quel nombre composé de 1 à 4 chiffres qui ne cause pas de conflit de numéros. Un conflit de numéros se produit lorsque deux numéros ne peuvent pas être différenciés lors de leur numérotation.
Par exemple, si le numéro 203 est affecté, tous les numéros à 4 chiffres commençant par 203 causent un conflit (2030 à 2039).
Le répertoire téléphonique comprend des entrées de texte pouvant être associées à un numéro d'annuaire. Un répertoire interne gère les numéros d'extension et d'autres systèmes, et un répertoire externe gère les numéros abrégés communs. Chaque entrée peut comprendre jusqu'à35 caractères et peut être divisée en champs par l'insertion d'un espace entre les informations de chaque champ. Le répertoire peut être utilisé pour rechercher les entrées d'un téléphone et imprimé le cas échéant. Les informations du répertoire s'affichent sous une forme tronquée sur le téléphone : les écrans de 20 caractères affichent les 12 premiers caractères du répertoire et les écrans de 40 caractères, les 20 premiers caractères du répertoire.
Un numéro abrégé individuel est un numéro programmé par un utilisateur pour être utilisé sur une extension individuelle. Il s'agit généralement d'un numéro fréquemment utilisé qui n'est pas inclus dans les numéros abrégés communs du système.
Sur les modèles Dialog 4220 Lite, Dialog 4222 Office, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive ou Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 Operator, les numéros abrégés individuels sont accessibles via la fonction secondaire d'une touche programmable ou via le clavier. Sur les téléphones analogiques Dialog 3210 Basic, Dialog 3211 Economyplus & 3212 Standard et sur les téléphones IP Dialog 4425/Dialog 3413, les numéros abrégés individuels sont accessibles via le clavier.
Ces numéros abrégés individuels sont généralement programmés via le téléphone, mais peuvent également l'être au moyen de l'assistant BEA.
Une configuration en parallèle comprend deux téléphones fonctionnant comme un module unique. La configuration en parallèle la plus courante consiste en un téléphone fixe et un téléphone sans fil.
L'un des téléphones est désigné comme téléphone principal, l'autre comme téléphone secondaire. Chaque téléphone a un numéro propre, mais lorsque la configuration en parallèle est activée, les deux téléphones sont accessibles via le numéro principal. Le numéro secondaire est désactivé.
Les deux téléphones peuvent être en permanence en mode de configuration parallèle, ou le téléphone secondaire peut être connecté et déconnecté de ce mode.
Lorsque les téléphones principal/secondaire sont en mode de configuration parallèle, ils sont considérés comme un seul module pour les appels entrants. Toutefois, les deux téléphones peuvent être utilisés de manière autonome pour les appels sortants, même s'ils sont en mode de configuration parallèle.
Le système de messagerie BusinessPhone permet à un utilisateur d'envoyer des messages courts aux extensions d'autres utilisateurs et offre également un niveau de contrôle et de confirmation de réception des messages.
Les messages peuvent comprendre une simple indication demandant de rappeler, des messages textuels courts entrés via le clavier du téléphone ou des messages vocaux. Le type de téléphone de l'extension détermine les types de messages et le contrôle possible.
Les fonctions suivantes sont les fonctions de base du système de messagerie :
Les fonctions supplémentaires suivantes sont disponibles uniquement sur les modèles Dialog 4223 Professional / Dialog 3213 Executive et Dialog 4224 Operator / Dialog 3214 :
Le système de boîte vocale commune comprend 16 boîtes vocales, chacune ayant ses propres numéros d'annuaire. Des messages peuvent être laissés dans une boîte vocale commune lorsqu'une extension est déviée vers le numéro d'annuaire de l'une des boîtes vocales communes. Ces messages peuvent être écoutés à partir de n'importe quelle extension qui a accès aux boîtes vocales communes. Il est également possible d'accéder à ces boîtes vocales communes à partir d'un téléphone externe en composant le numéro d'annuaire de la boîte vocale et un mot de passe de sécurité.
Le système de boîte vocale individuelle BusinessPhone permet d'affecter une boîte vocale individuelle à chaque extension. Les appels entrants vers une extension peuvent être déviés vers la boîte vocale individuelle de cette dernière, et l'appelant sera invité à laisser un message. Le cas échéant, l'utilisateur est informé de la présence d'un message par le témoin lumineux de message du téléphone. Il peut écouter les messages soit au moyen de la touche de message du téléphone associé à une boîte vocale, soit en appelant le système de boîte vocale individuelle et l'extension appropriée. En cas de besoin, l'accès au système peut être sécurisé par l'utilisation d'un mot de passe.
La fonction de numéro automatique vous permet de programmer une extension de manière à ce qu'un numéro prédéfini soit automatiquement composé lorsque le combiné du téléphone est décroché ou que l'utilisateur appuie sur la touche de marche ou d'arrêt du téléphone. Sur l'extension, la fonction de numéro automatique peut être programmée de manière à être exécutée automatiquement ou après un laps de temps programmé. Si un délai est programmé, l'utilisateur peut outrepasser la fonction de numéro automatique en composant un autre numéro pendant ce délai.
La fonction de rappel automatique permet à un appelant de demander le rappel automatique d'une extension qui est occupée ou qui ne répond pas. Le rappel automatique est effectué lorsque l'appel en cours se termine, si l'extension était occupée, ou lorsque l'extension se libère (il suffit de décrocher le combiné), si l'appel initial était resté sans réponse.
Cette fonction permet à un utilisateur d'intercepter un organe réseau mis en attente en utilisant une touche programmée et en composant le numéro de la ligne de jonction.
Le système de déviation BusinessPhone peut gérer les communications d'une manière qui répond aux besoins à la fois de l'appelant et de la personne appelée. Ce système offre un service aux appelants par l'intermédiaire des options de déviation et, dans un même temps, permet aux employés de maintenir un niveau de contrôle nécessaire de la disponibilité aux heures pendant lesquelles les perturbations doivent être évitées.
Le système de déviation BusinessPhone comprend les fonctions suivantes :
Les options de déviation fixe sont basées sur une seule position de réponse pré-programmée pour une extension et sur une déviation sans conditions ou conditionnelle.
L'utilisation d'une seule position de réponse simplifie la gestion professionnelle des déviations alors que les options de déviation conditionnelle garantit un service correct pour tous les correspondants concernés. La position de réponse peut être n'importe lequel des numéros d'annuaire suivants.
Les facteurs contrôlant les déviations fixes sont résumés comme suit :
La déviation individuelle permet à un utilisateur de dévier les appels vers son extension vers un autre numéro d'annuaire de son choix. La procédure de déviation individuelle est généralement exécutée depuis l'extension de l'utilisateur et vers n'importe quel numéro d'annuaire, y compris les numéros externes accessibles via les numéros abrégés communs. En plus de la procédure de programmation normale, vous pouvez utiliser le gestionnaire de configuration BusinessPhone (Configuration Manager) pour programmer une déviation individuelle pour les extensions.
La fonction Suivez-moi permet à l'utilisateur de recevoir les appels sur son extension depuis n'importe quel téléphone de la société.
Si l'utilisateur d'une extension programme la fonction Suivez-moi vers son propre numéro d'annuaire, il peut utiliser celle-ci pour déplacer le téléphone à partir de n'importe quelle position de réponse.
Lors de l'utilisation de téléphones sans fil, il se peut que ces derniers soient temporairement inaccessibles soit parce qu'ils sont hors de la zone de couverture, soit parce que leur batterie est faible. Dans ce cas, BusinessPhone offre des fonctions de déviation spécifiques avec des options de déviation distinctes pour les appels internes et externes.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de connecter des appels vers une extension même si une déviation est active sur cette dernière. BusinessPhone offre la possibilité pour des extensions spécifiques d'outrepasser la déviation d'appel afin de joindre l'extension requise. L'attribution des droits d'outrepassement est gérée via les paramètres de catégorie de service et doit être utilisée avec précaution.
Outre la messagerie vocale et les appels, le système vocal BusinessPhone permet de diffuser des annonces vocales.
Les annonces vocales sont les annonces faites lors des appels externes entrants lorsque l'appel est redirigé soit vers la position de réponse, soit vers la position de réacheminement de l'organe réseau.
Différentes annonces peuvent être faites selon que la position est occupée ou non et le mode d'opération (jour/nuit).
Lorsqu'une annonce est faite pour une position non occupée, il est possible d'interrompre cette annonce et de prendre immédiatement l'appel.
La fonction de transfert permet à un utilisateur de transférer un appel vers une autre extension. L'utilisateur qui initialise un transfert n'est pas nécessairement obligé d'attendre la réponse du nouveau correspondant pour activer le transfert. Si les appels en attente sont autorisés, un appel peut être transféré vers une extension occupée.
Si les appels sont transférés avant la réponse et que le correspondant ne répond pas, l'appel est renvoyé vers l'extension qui a initialisé le transfert.
La fonction de conférence BusinessPhone permet la connexion de 6 correspondants au maximum. Le système peut gérer des conférences multiples avec un maximum de 63 correspondants simultanément. Les connexions de conférence peuvent être établies à la fois via les lignes internes et réseau.
La fonction de mise en attente commune vous permet de mettre un appel en attente sur votre extension et de l'intercepter à partir d'une autre extension dans un délai d'une minute. Pour pouvoir utiliser cette fonction, vous devez programmer la touche de mise en attente commune BusinessPhone. Pour intercepter un appel mis en attente commune, composez le numéro de l'extension qui a mis l'appel en attente, puis appuyez sur une touche numérique pré-programmée. Vous êtes ainsi libre de vous déplacer tout en contrôlant vos communications. En outre, d'autres personnes ont également la possibilité d'intercepter les appels mis en attente, si nécessaire.
L'identification des appels malveillants permet à un utilisateur de demander l'identification des appels malveillants. Pour que cette fonction puisse être utilisée, un accord doit avoir été établi avec l'opérateur réseau et l'utilisateur doit être autorisé à utiliser ce service.
Une extension de fax est une extension programmée spécifiquement pour traiter les fax entrants.
Un fax est connecté via une extension analogique.
Les appels en cours peuvent être temporairement mis en attente pour être pris ultérieurement ou interceptés depuis une autre extension (mise en attente commune ou individuelle).
Une ligne de jonction privée est une ligne de jonction qui ne peut être utilisée que par une extension donnée. Les appels entrants sur l'organe réseau sont dirigés soit directement vers l'extension indiquée comme position de réponse, soit via une touche de ligne réseau. Une fois la ligne connectée, l'appel entrant peut être transféré librement vers un autre corresondant si nécessaire.
Au sein du système BusinessPhone, il est possible de définir des groupes d'abonnés afin de traiter certains types de tâches professionnelles. Ce type de fonctionnement permet une utilisation efficace des ressources lorsque les appelants doivent accéder à une fonction plutôt qu'à une personne.
Un groupe d'interception d'appel est un groupe d'extensions avec des numéros individuels. Toutefois, les membres du groupe utilisent un code d'interception pour répondre à un appel qui arrive sur n'importe laquelle des extensions des autres membres du groupe.
Avec ce type de groupe, l'appel est pris par le membre individuel du groupe qui a été appelé si cela est possible. Dans le cas contraire, tout autre membre du groupe peut intercepter et traiter l'appel.
Un groupe d'interception d'appel commun comprend un groupe d'extensions avec un seul numéro de groupe et une touche d'interception programmée sur chaque extension. Un appel entrant pour le groupe est dirigé sur toutes les extensions libres du groupe et tout membre du groupe peut l'intercepter via sa touche d'interception.
Le système BusinessPhone peut gérer 8 groupes d'appels généraux. Un groupe d'appels généraux est composé d'un groupe d'extensions équipées de téléphones avec haut-parleur. Une sonnerie et un message d'appel peuvent être envoyés au groupe depuis n'importe quelle extension munie d'une touche d'appel correspondant au groupe. Tout membre du groupe peut alors répondre à l'appel depuis n'importe quel téléphone muni d'une touche d'appel correspondant au groupe.
Une extension peut être membre de plusieurs groupes d'appels mais doit être munie d'une touche d'appel individuelle pour chaque groupe dont elle fait partie.
Le système d'information BusinessPhone offre des informations à l'appelant concernant l'extension appelée sans qu'une déviation soit nécessaire. Généralement, cette information apparaît sous forme de message d'absence lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible et peut être programmée soit par l'utilisateur de l'extension, soit par toute autre personne autorisée comme l'opérateur/opératrice ou la secrétaire. Le système peut gérer les trois différents types d'information suivants :
Les appelants internes peuvent avoir accès à ces trois types d'informations et, si nécessaire, des informations vocales peuvent être diffusées aux appelants externes. Des droits d'accès individuels sont nécessaires pour pouvoir utiliser ces types d'informations et gérer les informations pour les autres utilisateurs.
Les informations prédéfinies sont programmées par sélection d'un numéro faisant référence à des informations programmées :
L'enregistrement des informations vocales s'effectue sur le téléphone et ne nécessite pas d'autre appareil. Les informations textuelles libres sont entrées via le clavier du téléphone.
La fonction de confidentialité empêche l'affichage d'informations sur le correspondant appelé. Elle est particulièrement utile lorsque, par exemple, des appels sont déviés vers des numéros personnels en dehors des heures de bureau.
Cette fonction permet le traitement des appels entrants par un ou plusieurs opérateurs via un numéro et une file d'attente en commun et via les numéros et files d'attentes individuels des opérateurs. Pour décharger les opérateurs de l'accueil des appelants, il est possible de diffuser un message d'accueil vocal immédiatement avant que la communication soit établie entre un appelant et un opérateur. En outre, si tous les opérateurs sont occupés, il est possible d'émettre un message d'accueil de file d'attente à un appelant mis en file d'attente jusqu'à ce qu'un opérateur se libère.
L'utilisateur peut programmer l'heure pour un rappel. À l'heure programmée, l'extension émet une tonalité spéciale.
Les solutions de réception BusinessPhone comprennent une gamme spéciale de téléphones pour chambre, bureau d'accueil et administration ainsi que des programmes PC en option, conçus pour prendre en charge les communications avancées et les services avec la clientèle dans des environnements tels que les hôtels, les centres de conférence et les hôpitaux.
Les solutions de centre d'appels BusinessPhone incluent des communications professionnelles spécialisées qui prennent en charge le traitement haute capacité des appels entrants et sortants, destinées principalement aux services clientèle. La solution de centre d'appels BusinessPhone combine la technologie ACD (distribution automatique d'appel), la messagerie vocale intelligente et un système d'information de gestion pour améliorer le service clientèle par la répartition des appels, la surveillance des performances et la gestion des ressources en temps réel et à long terme.
Manuels de l'utilisateur BusinessPhone
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© Ericsson Enterprise 2004 |
