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O Assistente de Ramal de BusinessPhone (BusinessPhone Extension Assistant - BEA) torna a configuração de ramais do BusinessPhone rápida e fácil para todos os usuários do windows. Funções, como os números abreviados individuais, os ajustes para o redirecionamento e a atribuição de teclas de função, podem ser administradas através de janelas e menus na tela que são fáceis de seguir.
Usando o Assistente de Ramal de BusinessPhone, os usuários podem adaptar os parâmetros básicos do sistema a suas respectivas necessidades especiais.
Os telefones digitais BusinessPhone 250, BusinessPhone 128i, BusinessPhone 50 e BusinessPhone Compact constituem os elementos básicos da plataforma BusinessPhone para a comunicação no escritório. Todo o hardware e o software do sistema da solução BusinessPhone é modular. Assim, o sistema pode ser adaptado a uma ampla gama de capacidades e necessidades funcionais, oferecendo desde já a possibilidade de uma expansão futura do sistema e de ampliações das funções a qualquer momento.
Através de várias combinações de módulos de hardware e software, o sistema básico do BusinessPhone pode ser configurado para servir de:
O sistema-base do BusinessPhone possui uma série de funções embutidas que aumentam o rendimento da administração de telefonemas e contribuem em geral para a eficiência e a gestão da informação em qualquer organização. As funções incluem ligações RDSI e IP a computadores, conferências telefônicas com até seis participantes, mensagens de texto e faladas, lista telefônica, funções para o redirecionamento de telefonemas. Os telefones são fáceis de usar com teclas programáveis e telas para a indicação de textos. Uma gama ampla de funções opcionais pode ser adicionada ao sistema-base para providenciar soluções para necessidades profissionais mais específicas. Esta funções incluem p. ex.:
A gama de produtos do BusinessPhone compreende telefones de sistema e terminais de telefonista (ambos digitais) e telefones analógicos e telefones IP da Ericsson dentro do sistema BusinessPhone.
O Dialog 4220 Lite é um telefone digital básico que possui teclas de função com lâmpadas LED, 4 teclas de função dupla a serem programadas pelo usuário, funções para mensagens, chamada aos números abreviados, um alto-falante integrado e controle do volume.
O Dialog 4222 Office possui teclas de função com lâmpadas LED, 4 teclas de função dupla a serem programadas pelo usuário, chamada aos números abreviados, uma tomada integrada para um fone de cabeça, um viva-voz integrado e uma tela de cristal líquido com 40 caráteres. Duas teclas de linha com a função «Livre no 2˚ acesso» garantem que nenhum telefonema importante escape. É possível conectar um teclado opcional ao Dialog 4222 Office.
O Dialog 4223 Professional oferece 10 teclas de função dupla com lâmpadas LED. 4 delas podem ser programadas pelo usuário para funções específicas do ramal como redirecionamento ou transposição (bypass) de redirecionamento. A tela de cristal líquido ajustável de 120 caráteres exibe a identidade da pessoa que chama, o estado de chamada e informações sobre mensagens. Através das teclas de menu, guia o usuário pelas funções do sistema. O telefone também pode ser usado para programar algumas das configurações do sistema, como configurações do PBX ou do key system. Ele é fornecido com um viva-voz integrado. É possível conectar até 4 teclados adicionais ao telefone, cada um deles com 17 teclas programáveis.
O Dialog 4224 oferece 3 teclas de função dupla e 13 teclas de função simples com lâmpadas LED. A tela de cristal líquido de 200 caráteres exibe a identidade da pessoa que chama, o estado de chamada e informações sobre mensagens. Através das teclas de menu, guia o usuário pelas funções do sistema. O telefone também pode ser usado para programar algumas das configurações do sistema, como configurações do PBX ou do key system. Ele é fornecido com um viva-voz integrado. É possível conectar até 4 teclados adicionais ao telefone, cada um deles com 17 teclas programáveis.
O Dialog 3210 Basic é um telefone digital básico que possui oito teclas de função com lâmpadas LED, um alto-falante integrado, controle do volume, chamada aos números abreviados e funções de mensagem.
O Dialog 3211 Economyplus possui 15 teclas de função (12 com lâmpadas LED), quatro teclas de função dupla para a programação pelo usuário e chamada aos números abreviados, assim como um viva-voz integrado. Duas teclas de linha com a função «Livre no 2˚ acesso» garantem que nenhum telefonema importante escape.
O Dialog 3212 Standard inclui todas as funções do Economyplus e adicionalmente uma tela de cristal líquido de 40 caráteres para o monitoramento do estado de chamadas, a identificação da pessoa que telefona e informações sobre mensagens.
O Dialog 3213 Professional oferece 25 teclas de função (22 com lâmpadas LED). 14 delas podem ser programadas pelo usuário para funções específicas do ramal como redirecionamento ou transposição (bypass) de redirecionamento. A tela de cristal líquido de 120 caráteres exibe a identidade da pessoa que chama, o estado de chamada e informações sobre mensagens. Através das teclas de menu, guia o usuário pelas funções do sistema. O telefone também pode ser usado para programar algumas das configurações do sistema, como configurações do PBX ou do key system. Ele é fornecido com um viva-voz integrado. É possível conectar até 4 teclados adicionais ao telefone, cada um deles com 17 teclas programáveis, providenciando ao total 82 teclas de função dupla.
O Dialog 3214 oferece 3 teclas de função simples e 15 teclas de função dupla com lâmpadas LED. A tela de cristal líquido ajustável de 200 caráteres exibe a identidade da pessoa que chama, o estado de chamada e informações sobre mensagens. Através das teclas de menu, guia o usuário pelas funções do sistema. O telefone também pode ser usado para programar algumas das configurações do sistema, como configurações do PBX ou do key system. Ele é fornecido com um viva-voz integrado. É possível conectar até 4 teclados adicionais ao telefone, cada um deles com 17 teclas programáveis, providenciando ao total 71 teclas de função dupla.
O presente capitulo descreve brevemente as funções que podem ser administradas através do Assistente de Ramal de BusinessPhone.
O número de lista é um número que é atribuído a um ramal ou uma linha externa ou a uma facilidade ou uma função de grupo dentro do sistema BusinessPhone. O número pode ser qualquer número de 1 a 4 dígitos que não cause equívocos entre os números. Um equívoco ocorre quando dois números não podem ser diferenciados ao serem digitados.
Por exemplo, se o número 203 for atribuído a um ramal todos os números de 4 dígitos que começam com 203 estariam em conflito com este número (2030-2039).
A lista telefônica contém textos que podem ser associados a um número de lista. Uma lista interna administra os número dos ramais e de outros aparelhos do sistema e uma lista externa contém os números abreviados comuns. Cada entrada pode conter no máximo 35 caráteres e pode ser dividida em campos inserindo um espaço entre a informação para cada campo. A lista pode ser usada para procurar entradas a partir de um telefone; também pode ser impressa conforme necessário. A informação da lista é indicada no telefone de forma abreviada, exibindo os displays para 20 caráteres os primeiros 12 caráteres da lista e os displays para 40 caráteres os primeiros 20 caráteres da lista.
Um número abreviado individual é um número programado por um usuário em um ramal individual. Normalmente o número é um número que não se encontra entre os números abreviados comuns do sistema.
Os usuários com os telefones Dialog 4220 Lite, Dialog 4222 Office, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive ou com os terminais Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 Operator podem acessar os números abreviados individuais através da função secundária de uma tecla programável ou através do teclado. Usuários de telefones analógicos (dos telefones Dialog 3210 Basic, Dialog 3211 Economyplus & 3212 Standard) e dos telefones IP Dialog 4425/Dialog 3413 podem acessar os números abreviados individuais através do teclado.
Os números abreviados individuais são normalmente programados através do telefone, porém, o Assistente de Ramal de BusinessPhone também pode ser usado para ajustar os números abreviados individuais.
Uma configuração tandem compreende dois telefones que trabalham como uma unidade única. A configuração tandem mais usual é formada por um telefone de mesa e um portátil.
Um dos telefones é definido como telefone primário e o outro como telefone secundário. Cada um dos telefones tem o seu próprio número mas quando o modo tandem foi ativado ambos os telefones são acessados através do número primário e o número secundário é inativado.
É possível manter ambos os telefones permanentemente no modo tandem ou efetuar o log on e o log off do segundo telefone do modo tandem.
Quando os telefones primário/secundário estão funcionando no modo tandem os telefonemas que entram vão tratar os dois telefones como unidade única. Porém, é possível usar os dois telefones separadamente para telefonemas para fora, mesmo quando estiverem no modo tandem.
Através do sistema de mensagens do BusinessPhone, o usuário pode enviar mensagens curtas aos ramais de outros usuários; além disso, ele pode controlar e confirmar mensagens.
As mensagens podem compreender indicações simples pedindo o retorno, mensagens de texto curtas digitadas no teclado do telefone ou mensagens faladas. O tipo de telefone conectado ao ramal determina o tipo de mensagens e o controle possíveis.
As seguintes funções formam a base do sistema de mensagens:
As seguintes funções adicionais só estão disponíveis nos telefones Dialog 4223 Professional / Dialog 3213 Executive e Dialog 4224 Operator / Dialog 3214:
O sistema de caixa postal comum contém 16 caixas postais, cada uma delas com o seu próprio números de lista. É possível deixar mensagens em uma caixa postal comum quando um ramal é redirecionado ao número de lista de uma das caixas postais comuns. As mensagens deixadas em uma caixa postal comum podem ser recuperadas de qualquer ramal que tem acesso às caixas postais comuns. As caixas postais comuns podem também ser acessadas de um telefone externo ligando para o número de lista da caixa postal comum e digitando a senha.
O sistema de caixa postal individual do BusinessPhone fornece uma caixa postal individual para todos os ramais. Os telefonemas para o ramal são redirecionados para a caixa postal individual do mesmo onde se pede que a pessoa que chama deixe uma mensagem. Quando há mensagens, a lâmpada de mensagem no telefone indica a presença da mesma. As mensagens podem ser recuperadas usando a tecla de mensagem da caixa postal no telefone ou ligando para o sistema de caixas postais individuais e o respectivo ramal. Por razões de segurança, uma senha pode ser necessária para acessar o sistema.
O hot line é uma função que permite programar um ramal de modo que ele estabeleça automaticamente uma ligação a um número previamente definido assim que o telefone for tirado do gancho ou quando o usuário pressionar a tecla para ligar/desligar o telefone. Um ramal de Hot line pode ser programado para reagir imediatamente ou com um atraso programado. Se houver um atraso programado, o usuário pode interromper a função de Hot line digitando um outro número durante o período de atraso.
Através do retorno automático de chamada a pessoa que chama pode pedir um retorno de chamada de um ramal que estiver ocupado ou não atende. Se a chamada inicial não for atendida o retorno da chamada será iniciado automaticamente quando o telefonema atual for terminado ou quando a próxima chamada for efetuada pelo ramal em questão (é suficiente levantar o fone do gancho).
Através desta função o usuário pode atender um telefonema em retenção em uma linha usando ou a tecla programada ou digitando o número da linha externa.
O sistema de redirecionamento do BusinessPhone administra a comunicação de maneira a satisfazer tanto as necessidades da pessoa que chama como da pessoa que é chamada. O sistema providencia o atendimento às pessoas que chamam através do redirecionamento e ao mesmo tempo permite-o aos funcionários da empresa de manter o controle necessário sobre o seu tempo quando precisam trabalhar sem perturbações.
O redirecionamento no BusinessPhone inclui as seguintes funções:
As opções de redirecionamento direto possibilitam o redirecionamento a um aparelho único previamente definido. O redirecionamento pode ser incondicional ou depender de diferentes condições.
O uso de um único aparelho para atender as chamadas simplifica a gestão dos redirecionamentos enquanto a possibilidade de fazer o redirecionamento depender de determinadas condições garante o atendimento perfeito a todas as partes envolvidas. O aparelho para atender as chamadas pode ser qualquer um dos tipos de números de lista em seguida estipulados:
Os fatores que controlam o redirecionamento direto podem ser resumidos conforme segue:
Através do redirecionamento individual o usuário pode redirecionar ligações para o seu ramal a um outro número de lista de sua escolha. O procedimento para o redirecionamento individual é normalmente realizado a partir do ramal do usuário. As ligações podem ser transferidas a qualquer outro número de lista incluindo números externos que são acessados através de números abreviados comuns. Em adição ao processo de programação normal, o Gerenciador de Configuração do BusinessPhone (BusinessPhone Configuration Manager) também pode ser usado para programar o redirecionamento individual para os ramais.
Através da função «Siga-me», o usuário pode receber ligações dirigidas originalmente ao seu próprio ramal em qualquer outro telefone de sua companhia.
Se um usuário estabelece a função «Siga-me» a seu próprio número de lista é possível usar «Siga-me» para transferir o telefone para qualquer outro aparelho.
Ao usar um telefone portátil, o telefone portátil pode estar temporariamente indisponível por estar sem cobertura ou bateria. Neste caso, o BusinessPhone oferece facilidades de redirecionamento específicas com alternativas para chamadas internas e externas.
Em alguns casos, pode ser necessário que chamadas sejam atendidas em um ramal mesmo que, a princípio, as chamadas para o ramal deviam ser redirecionadas. O BusinessPhone oferece a alguns ramais específicos a possibilidade de transpor o redirecionamento de modo que o respectivo ramal desejado possa ser contatado. A atribuição desta autorização de transpor o redirecionamento é administrada através dos ajustes de classe de serviços e deve ser usada com cuidado.
Para além de mensagens faladas e avisos, o sistema de mensagens faladas do BusinessPhone também inclui a possibilidade de usar anúncios falados.
Os anúncios falados são anúncios feitos a chamadas externas de entrada quando a chamada é conectada ao ramal de atendimento de chamadas de linha externa ou à posição de re-roteamento da linha externa.
É possível programar anúncios diferentes dependendo se o ramal está ocupado ou não e se for noite ou dia.
Quando um anúncio é feito em um ramal não ocupado, é possível interromper o anúncio e atender a chamada imediatamente.
Através da função «Transferência», o usuário pode transferir uma chamada a um outro ramal O usuário que iniciar a função «Transferência» não precisa necessariamente esperar para ver se o interlocutor novo chamado responde antes de ativar a função. Quando a função «Chamada em espera» é permitida a chamada pode ser transferida a um ramal ocupado.
Se as chamadas forem transferidas antes do atendimento e o novo interlocutor não for atender, a chamada será devolvida ao ramal que iniciou a transferência.
Através da conferência telefônica do BusinessPhone, é possível conectar até 6 interlocutores em uma conferência. O sistema pode administrar conferências telefônicas múltiplas concomitantes com no máximo 63 interlocutores. As conexões para a conferência telefônica podem ser feitas tanto através de linhas internas como externas.
Através da função de retenção comum é possível colocar um telefonema em espera em seu ramal e atendê-lo de qualquer outro ramal dentro de um minuto. Antes de poder usar a função de retenção comum, a tecla «Retenção comum» do BusinessPhone deve ser configurada. Para atender uma chamada que está em retenção comum você digita o número do ramal que colocou a extensão em retenção e depois pressiona uma tecla numérica previamente definida. Deste modo, você tem a possibilidade de se movimentar livremente e ao mesmo tempo manter a conversação atual. Além disso, outros têm a possibilidade de atender chamadas que você colocou em retenção se isto for necessário.
Através da identificação de chamada maliciosa o usuário pode requerer a identificação de chamadas maliciosas. Para poder usar esta função, deve haver uma autorização do operador da rede e o usuário deve possuir a autoridade de usar este serviço.
Um ramal de fax é um ramal que é programado especificamente para lidar com mensagens de fax que estão entrando.
O fax é conectado através de um ramal analógico.
Telefonemas atuais podem ser colocados em retenção para serem atendidos mais tarde ou de um outro ramal (retenção comum ou individual).
Uma linha externa privada é uma linha externa que pode ser usada exclusivamente por um ramal específico. Telefonemas que entram nesta linha são dirigidos diretamente a este ramal, ou como aparelho individual ou através de uma tecla de linha externa. Depois de estabelecer a conexão, a chamada de entrada pode ser transferida livremente a um outro interlocutor, se desejado.
No sistema BusinessPhone é possível configurar grupos de usuários que devem cumprir determinadas tarefas. Esta função permite o aproveitamento eficiente dos recursos quando os interlocutores precisam de uma função específica e não de uma determinada pessoa.
Um grupo de captura de chamadas é um grupo de ramais com número individuais. Os membros do grupo, porém, possuem um código para atender as chamadas que usam para atender uma chamada que está tocando no ramal de qualquer outro membro do grupo.
Neste tipo de grupo uma chamada será atendida pelo membro individual do grupo que foi chamado, se possível. Caso não puder atender, qualquer outro membro o grupo pode atender a chamada.
Um grupo de captura de chamadas comum é formado por um grupo de ramais com um único número de grupo e uma tecla de captura de chamadas programada em todos os ramais. Se uma chamada entrar ela toca em todos os ramais livres do grupo e qualquer membro do grupo pode atender a chamada através da sua tecla de captura de chamadas.
O BusinessPhone é capaz de administrar 8 grupos de aviso por alto-falante. Um grupo de aviso por alto-falante é composto por um grupo de ramais que estão equipados com telefones com alto-falantes. Um sinal de aviso e uma mensagem podem ser enviados ao grupo de qualquer ramal que tem uma tecla de aviso para este grupo. Todos os membros do grupo podem atender a chamada de qualquer telefone que possui uma tecla de aviso para este grupo.
Um ramal pode ser membro de mais de um grupo de aviso mas deve possuir uma tecla de aviso individual para cada grupo cujo membro é.
Através do sistema de informação do BusinessPhone a pessoa que chama recebe informações sobre o ramal chamado sem que um redirecionamento seja necessário. Normalmente, trata-se de uma informação de ausência quando um usuário está indisponível. A informação pode ser programada pelo usuário do ramal ou por uma outra pessoa devidamente autorizada, como p. ex. o telefonista ou uma secretária. O sistema pode administrar três tipos diferentes de informações, sendo elas:
Os três tipos de informação podem estar à disposição de interlocutores internos e, se desejado, a informação falada pode ser providenciada a interlocutores externos. Uma autorização individual de acesso é necessária para poder usar os três tipos de informação e gerenciar a informação para outros usuários.
A informação previamente definida é programada selecionando o número referente à informação programada conforme segue:
A informação falada pode ser gravada no telefone sem qualquer equipamento adicional; a informação de texto livre é digitada no teclado do telefone.
Através da função «Sigilo de número», é possível evitar que determinadas informações sejam apresentadas ao interlocutor chamado. Esta função é especialmente útil quando chamadas fora do horário comercial sejam redirecionadas a números privados.
Através da função de telefonista os telefonemas que entram pode ser gerenciados por um ou mais telefonistas através de um número comum e uma fila de espera ou através de números e filas individuais dos telefonistas. Para que os telefonistas não tenham que cumprimentar sempre as pessoas que chamam é possível providenciar uma saudação falada antes de estabelecer a conexão entre a pessoa que chama e o telefonista. Quando todos os telefonistas estiverem ocupados, é possível providenciar uma saudação ao chamador que entra na fila até que um telefonista estiver à disposição.
O usuário pode ajustar um horário para a recordação. Nesta hora, o ramal tocará com um sinal especial.
As soluções de atendimento a hóspedes do BusinessPhone incluem uma gama especial de telefones para hóspedes, recepção e administração e pacotes opcionais baseados em computadores que devem apoiar serviços avançados de comunicação e atendimento a hóspedes em ambientes como hotéis, centros de convenções e hospitais.
As soluções de Call Center do BusinessPhone incluem recursos de comunicação executiva especiais que apóiam a administração de chamadas internas e externas e dirigem-se em especial a aplicações de atendimento ao cliente A solução do Call Center do BusinessPhone combina DAC (Distribuição automática de chamadas), mensagens faladas inteligentes e um sistema de gerenciamento de informações para melhorar o atendimento ao cliente através de distribuição de chamadas, monitoramento do rendimento e gestão dos recursos em tempo real e a longo prazo.
Guias do Usuário do BusinessPhone
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© Ericsson Enterprise 2004 |
